Формируем BRD для маркетплейса, как составить документ бизнес-требований

Оглавление

Зачем нужен документ BRD и как составить его наиболее эффективно. Какие ошибки допускают при создании документа бизнес‑требований для маркетплейса и других проектов. Как BRD влияет на конечный результат. Подробности – в нашем материале.

Что такое BRD для маркетплейса

Маркетплейс – это коммерческая электронная площадка, которая предоставляет товары и услуги от поставщиков. Документ BRD (Business Requirement Document) для маркетплейса детально описывает структуру проекта, отображает все этапы разработки: от резюме до ожидаемой прибыли.

Что включает документ бизнес требований:

• цели проекта;
• какие проблемы бизнеса должен решить;
• объем работ;
• какие ресурсные вложения требуются (финансовые, технические, организационные и т.д);
• возможные ограничения и риски;
• этапы проекта;
• список стейкхолдеров (заинтересованных лиц);
• анализ затрат и экономической выгоды;
• предполагаемый коэффициент окупаемости инвестиций (ROI).

Типы BRD

Типы BRD зависят от вида бизнес-целей, которые компания ставит перед собой. Документ бизнес-требований может содержать несколько видов целей, в зависимости от главной конечной цели. Рассмотрим 4 основных вида бизнес-целей:

Цели, которые основаны на времени – долгосрочные и краткосрочные.

• Долгосрочные цели рассчитаны на длительный временной промежуток в несколько месяцев или лет. Такие цели дают общее направление развития компании, например, маркетплейс N должен стать лидером рынка в течение года.
• Краткосрочные цели носят более конкретный характер, они ориентированы на определенное действие и результат, который надо достичь в течение короткого промежутка времени (недели, месяца, квартала), и по сути являются этапами долгосрочных целей. Так, чтобы маркетплейс N стал лидером рынка в течение года, необходимо каждый месяц увеличивать количество товаров на витрине и повышать доход площадки.

Цели, которые основаны на производительности. Это краткосрочные цели для оценки производительности. Например, повысить производительность труда сотрудников отдела продаж на 25 % до конца первого квартала; менеджерам онлайн-магазина увеличить процент привлечения новых вендоров на 15 % в течение полугода и тому подобное.

Количественные и качественные цели.

• Количественные цели содержат конкретные цифры, к которым надо стремиться. Например, маркетплейсу необходимо расширить линейку товаров на 50 позиций к концу I квартала, а доход компании должен увеличиться на 10 % через полгода .
• Качественные цели ориентированы на улучшение качества продукта, без озвучивания цифр и сроков. Например, улучшить интерфейс цифровой площадки, чтобы пользователи могли лучше ориентироваться в контенте сайта.

Цели, которые ориентированы на результат и на процесс.

Цель на результат – это то, к чему вы стремитесь, а цель, ориентированная на процесс, указывает регулярные действия, которые приведут к конечной цели. Например, разработать и запустить новый проект через три месяца – это цель на результат. Достичь этой цели можно с помощью одной из целей на процесс – например, проводить еженедельные спринты для выполнения определенных задач в рамках всего проекта.

Зачем заказчику документ бизнес-требований

BRD документ дает подробную структурированную информацию о будущем проекте. С помощью документа бизнес-требований заказчик решает множество проблем и страхует себя от возможных рисков при реализации проекта. По данным PMI, команды, которые начинают новые проекты без предварительного планирования, в два раза чаще терпят фиаско. Наличие развитого проектного управления помогает достичь 77 % поставленных целей, для сравнения – проекты с неразвитой системой управления достигают 56 % целей. 

Что дает заказчику наличие документа с бизнес-требованиями:

• Четкое понимание бизнес-потребностей. BRD описывает почему стоит взяться за новый проект и какие выгоды он может принести в перспективе. Как результат – уменьшение неопределенности и беспокойства на начальном этапе и в процессе реализации.
• Внесение прозрачности в порядок действий. Все стейкхолдеры (заинтересованные лица) проекта: исполнители, заказчики, акционеры, инвесторы, поставщики и др. видят цели и задачи на каждом этапе работы. Наличие структурированного документа бизнес-требований координирует отношения и повышает качество взаимодействия между участниками.
• Планирование бюджета. Наличие бизнес-бюджета помогает принимать обоснованные финансовые решения. Вы заранее рассчитываете текущие расходы, предстоящие инвестиции и будущие доходы. Такой подход способствует более эффективному достижению краткосрочных и долгосрочных целей.

BRD документ дает подробную структурированную информацию о будущем проекте.

Как сформировать документ бизнес-требований

Рассмотрим порядок действий при составлении BRD. Итак, с чего начать работу над документом бизнес-требований?

1. Составьте резюме. Расскажите в краткой форме о целях вашего проекта, какие проблемы бизнеса он решает, в чем преимущества предложения. Резюме – важнейшая часть BRD документа, прочитав аннотацию, потенциальные инвесторы, партнеры и команда разработчика должны понимать важность будущего проекта и почему в нем стоит участвовать.
2. Укажите бизнес-цели. У маркетплейса есть одна глобальная цель – монетизация. Остальные бизнес-цели «поменьше» указывают пути достижения главной цели, например:
• создать устойчивую и доверительную торговую онлайн-платформу, где пользователи могут проводить безопасные и комфортные сделки;
• расширить рынок, привлекая продавцов и покупателей со всех регионов страны и зарубежья;
• обеспечить высокое качество услуг и товаров для создания лояльной аудитории;
• упростить и автоматизировать процессы купли-продажи для покупателей и продавцов для более эффективной и удобной торговли;
• развивать и внедрять инновационные технологии и функционал, чтобы быть лидером в своей нише и т.д.

Называя цели, которые вы хотите достигнуть, умейте правильно их формулировать. Для этого можно воспользоваться шаблонами Smart goal (HubSpot). Система помогает сформировать «умные цели»: конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и с указанием времени исполнения. 

Например, вы обозначили цель проекта: «расширить рынок, привлекая продавцов и покупателей со всего мира»:

• конкретизируйте задачу: «расширить рынок продуктов питания, привлекая продавцов и покупателей со всего мира»;
• добавьте измеримости вашей цели: «расширить рынок продуктов питания на 20 %, привлекая продавцов и покупателей со всего мира»;
• сделайте цель достижимой: «расширить рынок продуктов питания на 5 %, привлекая продавцов и покупателей со всего мира». 5 % – это более реальная цифра для вас на момент реализации проекта;
• цель должна быть релевантной – соответствовать вашей главной цели: «расширить рынок продуктов питания на 5 %, привлекая продавцов и покупателей со всего мира, чтобы стать крупнейшим маркетплейсом продуктов питания»;
• укажите временные рамки: «расширить рынок продуктов питания на 5 %, привлекая продавцов и покупателей со всего мира, чтобы стать крупнейшим маркетплейсом продуктов питания в течение года». Конкретные сроки выполнения мобилизуют силы и повышают мотивацию достичь намеченное к указанной дате.

У маркетплейса одна глобальная бизнес-цель – монетизация.

3. Обоснуйте необходимость проекта. Напишите, какие проблемы бизнеса решает данный проект. Подтвердите ваше заявление результатами проведенных исследований, экспериментов и т.д. Постройте графики, таблицы, чтобы потенциальный партнер проекта мог сразу видеть преимущества предлагаемого решения.
4. Опишите объем предстоящих работ. Это один из важнейших разделов BRD. Он определяет порядок действий – что нужно сделать на каждом этапе работы, исходя из поставленных целей. В пунктах раздела необходимо подробно и четко прописать предстоящий объем работ, чтобы заинтересованные лица могли взаимодействовать без помех, также это поможет отслеживать малейшие отклонения в процессе работы. Так, в вышеуказанном примере, где поставлена цель «повысить продажи продуктов питания на маркетплейсе», шаги могут быть следующие: привлечь новых поставщиков продуктов питания, добавить в ассортимент дополнительную линейку продуктов и т.д.
5. Назовите заинтересованные стороны. Определите ключевых лиц проекта: внутренних участников: сотрудников компании (директор, руководители отделов, программисты, маркетолог, менеджеры и т.п.) и внешних участников: поставщики, инвесторы, клиенты. Подробно опишите роли и зоны ответственности каждого из них. Например, маркетолог должен разработать ход рекламной кампании, дизайнеры – визуализировать проект, менеджеры – контролировать сроки, руководитель проекта – координировать работу всех сотрудников и взаимодействовать с внешними участниками и т.д.
6. Укажите ограничения и уязвимости проекта. О любых ограничениях (финансовых, технических, кадровых, временных и т.д.) необходимо извещать на старте. Допустим, у вас все хорошо с техническим обеспечением проекта, но нет сотрудников необходимой квалификации для реализации задуманного. Или все отлично с кадрами, но недостаточно средств. Желательно сразу предлагать варианты решения проблемы, так, если вы ограничены в бюджете – укажите, какой суммы недостает и назовите возможные источники инвестиций.
7. Составьте график работ. Определяйте дедлайны для каждого этапа работ – точные сроки мобилизуют и дисциплинируют исполнителей проекта. Для заказчиков – это показатель надежности и ответственности вашей компании. Важно ставить реальные сроки выполнения. Для подстраховки берите запас по времени. Это поможет избежать репутационных потерь и штрафных санкций.
8. Сделайте анализ затрат и выгод.Данные показатели помогут заинтересованным сторонам оценить экономические выгоды и затраты проекта. Анализ должен показывать расходы по всем направлениям: прямые затраты (сырье, например), косвенные (например, накладные расходы на организацию и управление), затраты на риски (задержки сроков, незапланированные работы), репутационный ущерб в случае неудачи и т.д. Все расходы и минусы сравниваются с потенциальными выгодами: материальными (прибыль) и нематериальными (реноме компании). Чтобы стейкхолдеры (заинтересованные лица) захотели участвовать в проекте – выгоды должны быть весомее затрат.
9. Определите показатели успеха. Здесь следует указать результат, при котором проект будет считаться успешным. Сделайте прогноз рентабельности вложенных инвестиций или укажите размеры финансовых потерь, которые бизнесу удастся избежать благодаря проекту.

Один из важнейших разделов BRD – подробное описание объема предстоящих работ, для маркетплейса это особенно важно.

Функциональные требования проекта

Функциональные требования в BRD для маркетплейса и других веб-продуктов можно включить как раздел в документ бизнес-требований или вынести в отдельный документ FRD (Functional Requirements Document). 

Эти требования адресованы разработчикам, здесь прописываются технические параметры, которые понадобятся для реализации проекта. От заказчика требуется составить пользовательский сценарий бизнес-требований, а задача разработчиков продумать, как эффективнее осуществить это сценарий для веб-продукта. 

Например, клиент хочет, чтобы посетители магазина могли сразу на площадке рассчитать стоимость доставки в их регион. Разработчик выстраивает следующий алгоритм: система по API (Application Programming Interface, программный интерфейс, позволяющий связывать между собой различные системы) запрашивает информацию у сервиса доставки, который выбрал пользователь, (например, СДЭК или Почта России) и выдает пользователю стоимость доставки. И так по каждой бизнес-опции.

Какие требования необходимо учитывать:

Верхнеуровневые функциональные требования: наличие/отсутствие каталога, как будет выстроена логистика: своими силами или отдана на аутсорс, нужно ли вам новое ПО для управления проектом, как будет изготовлен прототип проекта, какие расходы с этим связаны и т.д. 

Требования к безопасности и защите данных. Цифровая платформа должна защищать содержимое площадки (данные пользователей, пароли, коды, счета и т.д.) от сбоев системы и сторонних действий, случайных или злонамеренных.

Какие требования защиты необходимы:

• Разграничение доступа к системе в зависимости от роли пользователя, так, у модератора площадки более широкий доступ к функционалу, чем у обычного вендора или покупателя.
• Требования к паролю, например, предлагать пользователям вводить более сложные пароли, предоставлять возможность сброса и смены пароля.
• Использование многофакторной аутентификации при входе на площадку.
• Возможность управления посетителями ресурса: блокировка, добавление пользователей, отслеживание их действий.
• Шифрование личных данных пользователей с помощью протоколов SSL и HTTP/HTTPS.
• Защита от внешних атак: создание резервных копий, наличие механизмов обнаружения и предотвращения DoS/DDoS-атак, создание точек сохранения БД (базы данных).

Верхнеуровневая интеграция с основными системами:

• 1C – универсальный программный продукт для автоматизации процессов в сфере финансов и бухгалтерии, логистики, управления, планирования, производства, документооборота и т.д;
• ERP – программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия и управления бизнес-процессами;
• CRM-системы для управления взаимоотношениями с клиентами. С помощью данных программ можно проводить учет сделок, загружать базу клиентов, анализировать продажи, контролировать работу сотрудников.

Сервисов для интеграции с маркетплейсами – множество. Какие системы будут подключены, зависит от функционала цифровой площадки и бизнес-целей заказчика.

Масштабирование маркетплейса. Для владельца маркетплейса важно на начальном этапе определиться – намерен он в будущем масштабировать маркетплейс или нет. Если намерен, то при разработке необходимо заложить возможности для дальнейшего увеличения онлайн-магазина. Необходимо спрогнозировать какое количество пользователей и товаров будет на входе, через полгода или два года. Об особенностях продвижения маркетплейса читайте в нашем материале.

Юридические ограничения. Цифровая платформа должна отвечать требованиям законодательства и соблюдать все юридические ограничения: 44-ФЗ (Федеральный закон о контрактной системе в сфере госзакупок), налоговый режим, закон об антимонопольном регулировании маркетплейсов и агрегаторов и др. Ранее мы подробно рассказали о требованиях налогового режима для маркетплейса. 

Юридические требования к маркетплейсам ужесточаются с каждым годом, поэтому владельцы e-commerce платформ должны учитывать правовые особенности работы такого сайта. По какой юридической схеме будет работать ваш онлайн-магазин и как от этого будет зависеть налогообложение? Подробно о юридических моделях маркетплейса  читайте в нашей статье.

Возможные ошибки при формировании BRD для маркетплейса

При формировании документа бизнес-требований для маркетплейса важно правильно оформлять требования к продукту, чтобы избежать ошибок в процессе реализации. 

Обычно клиенты мало знакомы со всеми нюансами разработки проекта, поэтому могут упустить какие-то моменты. Назовем самые распространенные ошибки:

Выбрана неподходящая платформа. Например, бизнес планирует работать по модели маркетплейса (Multi-Vendor), а заказчик покупает лицензию для интернет-магазина с одним пользователем (CS-Cart). А это разные функционал и возможности. Поэтому покупку лицензии нужно осуществлять только, когда определитесь с бизнес-процессами. 

Выбран неподходящий сторонний сервис. В процессе интеграции оказывается, что в сервисе отсутствует необходимый функционал. Такое может произойти, если заказчик на этапе составления бизнес-требований нечетко сформулировал цели. Поэтому важно правильно указывать цели проекта, чтобы разработчик выбрал оптимальный сервис для интеграции.

Ошибочно сформирован запрос. Заказчик, не имеющий необходимых навыков программирования, может ошибиться в источнике проблемы. Например, клиент решил, что для улучшения показателей SEO (поисковой оптимизации) нужно исправить код. Он ставит эту задачу перед исполнителем, но на деле оказывается, что проблема в слабом сервере. Поэтому, чтобы не совершать лишних действий и не тратить деньги впустую – просто обозначьте проблему (например, низкие показатели в поиске) и цель (поднять рейтинг компании в поиске). А разработчик уже выявит и устранит источник проблемы.     

Что дает правильно оформленный BRD

Задача исполнителя – помочь заказчику составить четкий документ бизнес-требований и структурировать всю имеющуюся информацию по будущему проекту. 

Что дает правильно оформленный документ BRD:

1. Помогает управлять ожиданиями заказчика. Зная, что хочет клиент, всегда можно скорректировать его запрос и предложить более эффективное решение.
2. Более точная оценка объема предстоящих работ.
3. Экономия времени на сбор информации по бизнес-требованиям.

Правильно оформленный документ бизнес-требований минимизирует ошибки в процессе реализации проекта.

План (структура) BRD для маркетплейса

Что входит в бизнес-требования для маркетплейса

Составить документ бизнес-требований для маркетплейса можно по шаблону, о котором мы рассказывали выше. Напомним алгоритм: 

• пишем резюме
• указываем бизнес-цели
• обосновываем необходимость проекта
• определяем объем работ
• называем заинтересованные стороны
• указываем ограничения
• составляем график работ
• делаем анализ затрат и выгод
• прогнозируем рентабельность.

Рассмотрим более подробно, что должен включать BRD документ для маркетплейса:

• Данные о компании (какая отрасль, какой продукт изготавливает/продает).
• Состав целевой аудитории (портрет покупателя, возраст, пол, геолокация и т.д.).
• Анализ рынка и конкурентов (место заказчика в нише, плюсы и минусы конкурентов).
• Цель запуска проекта (например, освоить новый рынок или продукт, вывести бизнес в онлайн-формат и др.).
• Конкретизация цели – что именно вы хотите достичь в результате. Допустим, включить в зону доставки три страны ближнего зарубежья (Белоруссию, Казахстан и Грузию) или увеличить месячный товарооборот на 10 %. Цель должна отвечать параметрам Smart goal. «Умная цель» – это конкретная, измеримая, достижимая, актуальная и с указанием дедлайна. Подробно о том, как формулировать smart цели, мы писали выше.
• Требования пользователей. Расскажите, как конечный продукт улучшит взаимодействие компании и пользователей (покупателей, продавцов, сотрудников компании, поставщиков и др.).

Сценарий работы маркетплейса включает шаблонный набор бизнес-опций: посетитель зашел в онлайн-магазин, зарегистрировался, положил товар в корзину/добавил в избранное, купил/не купил, вышел из магазина; продавец зарегистрировался, выложил товар на витрину, продал, доставил и т.д. Отличия в деталях, например, некоторые магазины предоставляют функцию сохранения избранных товаров без регистрации на платформе или показывают на странице товара перечень похожих и сопутствующих товаров и т.д.

Исходя из поставленных заказчиком бизнес-требований, разработчик составляет список функциональных требований, где указан алгоритм IT-решений для достижения поставленных бизнес-целей.

Исходя из поставленных заказчиком бизнес-задач, разработчик предлагает функциональные решения.

Как помочь заказчику в составлении документа бизнес-требований

Чтобы заказчику и подрядчику было легче составлять бизнес-требования для маркетплейса, используйте уточняющие вопросы:

• Продукт/услуга – Какой продукт вы предлагаете? Какие характеристики товара? Что входит в стоимость товара?
• Пользователи – Кто ваши пользователи (продавцы, покупатели, администраторы, менеджеры маркетплейса)? В чем заключаются их функции?
• Путь покупателя (CJM, Карта пути клиента) – Какие действия совершает клиент, чтобы купить ваш товар? Какие ответные действия предпринимает продавец? Подробно о CJM для B2B и B2C мы рассказывали ранее.
• Регистрация посетителей площадки – Какой алгоритм регистрации и какие данные указывает пользователь при оформлении?
• Личные кабинеты пользователей и вендоров – Какой внешний вид кабинета и какой функционал доступен в профиле?
• Интеграции с другими системами – С какими сторонними системами необходима интеграция (банковские, юридические и т.д.)?

Список вопросов может быть шире, мы привели лишь некоторые.

Для более точного формулирования бизнес-требований используйте уточняющие вопросы.

Кто занимается сбором первичных бизнес-требований

Сбором первичных бизнес-требований может заниматься команда, которая будет разрабатывать продукт, или заказчик может сделать это самостоятельно, если  обладает нужной компетенцией/имеет в штате соответствующих специалистов. Еще один вариант – отдать на аутсорс. Если компания занимается сбором бизнес-требований самостоятельно, то подключаются следующие стейкхолдеры: продавцы на маркетплейсе и отдел для привлечения вендоров, отдел маркетинга, бухгалтерия, юристы; IT-специалисты, отдел безопасности, при необходимости приглашенные эксперты.

Алгоритм сбора бизнес-требований

1. Бриф. Заказчик обозначает общие требования к проекту или предоставляет краткий бриф для создания MVP (Minimum Viable Product, «минимально жизнеспособный продукт»). MVP – это начальная версия будущего маркетплейса с минимальным набором функций, которых достаточно для того, чтобы протестировать продукт на первых покупателях.
2. Обсуждение. Далее менеджер компании-исполнителя обсуждает бизнес-требования заказчика с техническими экспертами (программистом, дизайнером).
3. Предварительная оценка. Дается примерная оценка объема работ.
4. Детали. Подрядчик уточняет детали проекта у заказчика.
5. Стоимость и сроки. После того, как выяснены все нюансы проекта, разработчик устанавливает конкретные сроки выполнения и окончательную стоимость заказа.

Сбор бизнес-требований можно проводить через опросы, интервью, или в специальных сервисах, таких как Trello или Notion.

Влияние BRD на конечный продукт при разработке маркетплейса

От сформированных заказчиком бизнес-требований напрямую зависит результат конечного продукта. Приведем пару примеров.

Пример 1. Для привлечения продавцов владелец маркетплейса хочет создать для них привлекательные условия сотрудничества. Один из способов осуществить это бизнес-требование – интегрировать в систему маркетплейса площадки продавцов, на которых они привыкли работать. Таким образом вендоры избавляются от хлопот по изучению новой системы, а собственник магазина держит процессы под контролем. Реализовать данное бизнес-требование можно с помощью функционального решения – разработчики проведут интеграцию маркетплейса с сервисами продавца по API. 

Пример 2. Владелец сайта хочет расширить функционал своей площадки. Например, добавить в сайт-каталог, где представлена его продукция, функции онлайн-магазина, чтобы продавать товар здесь же, без перехода на новую платформу. Также ничто не должно усложнять для покупателя процесс покупки товара из каталога. 

Получив данную бизнес-задачу, разработчики предлагают следующее решение: провести интеграцию сайта-каталога и онлайн-магазина с помощью технологии SSO (технологии единого входа) – когда переход из одной системы в другую совершается без повторной аутентификации, бесшовно.

Для эффективного выполнения каждого раздела бизнес-требований квалифицированные разработчики предложат наиболее оптимальные решения. Поэтому важно доверять реализацию продукта профессионалам. 

Вывод

Наличие документа бизнес-требований при разработке нового проекта убережет заказчика от множества проблем. У владельца бизнеса будет четкое понимание, зачем нужен данный проект и какие выгоды он принесет. У стейкхолдеров (заинтересованных лиц) будет полное представление о способах достижения поставленных целей: с указанием алгоритма действий, дедлайнов, условий взаимодействия друг с другом и т.д. Еще один важный момент – благодаря BRD вы сможете точно спланировать бюджет с учетом расходов, инвестиций, доходов. 

Чтобы составить документ бизнес-требований можно воспользоваться готовыми шаблонами, но лучше доверить разработку профессионалам, которые учтут все нюансы будущего проекта. 

Структура документа бизнес-требований включает несколько основных разделов: резюме, цели, объем работ, функциональные требования, список стейкхолдеров, ограничения, график работ, бюджет проекта. Один из наиболее важных моментов – правильно определить объем предстоящих работ, потому что исходя из этого будет выстраиваться порядок действий и планироваться бюджет. Если на старте упустите какой-либо этап работ, то внедрять его после того, как проект будет в стадии готовности – более затратно.

Если вы затрудняетесь самостоятельно сформировать документ бизнес-требований, обращайтесь в компанию Цифровой Элемент. Наши менеджеры проконсультируют вас по всем вопросам, связанным с разработкой маркетплейса. Вы также можете изучить страницу посвященную разработке маркетплейса на нашем сайте. 

Digital-агентство «Цифровой элемент» более 10 лет работает на рынке цифровых технологий. Мы выполняем проекты любой сложности и специфики.