Эффективный тайм-менеджмент, или Как организовать планирование задач на день

Оглавление

Что такое тайм-менеджмент и как технологии организации времени помогают контролировать происходящее и снижают стресс при многозадачности? Ответы – прямо сейчас.

Когда необходимо планирование

Необходимость в планировании на день и более длительный срок появляется в трех случаях:

• Наличие большого числа задач. Например, руководство компании ставит перед сотрудником одновременно несколько задач и требует соблюдения сроков. Планирование помогает определять приоритеты, выстраивать очередность и соблюдать дедлайны. 
• Совмещение нескольких видов деятельности. К примеру, директор небольшого предприятия помимо организации бизнес-процессов сам занимается маркетинговым продвижением, ведет финансовую отчетность и т.п.
• Самостоятельное решение многочисленных вопросов. В таком режиме обычно работают фрилансеры, свободные художники. Также планирование на каждый день необходимо людям, которым решают много бытовых дел: домохозяйкам, мамам с детьми и т.п.

Если в быту для планирования дня достаточно записей на бумаге, то для решения деловых задач потребуются специальные программы тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это технологии управления временем, которые помогают организовать рабочие и досуговые часы для решения поставленных задач в обозначенные сроки.

Главная цель тайм-менеджмента – рационально распределять и минимизировать временные и физические затраты на выполнение того или иного задания. Вычленяют три вида тайм-менеджмента: профессиональный, социальный и личный. 

Без тайминга не обойтись в деловой сфере, где необходимо управлять не только бизнес-процессами, но и межличностными отношениями в коллективе, так называемое социальное планирование.

Не менее важны принципы самоорганизации в обыденной жизни. Если человек все время опаздывает, забывает сделать то, что обещал, то ему точно пригодятся навыки планирования собственного досуга. Но как достичь этого идеального состояния – все делать вовремя, максимально эффективно и с минимумом затраченных времени и нервов, и как научиться правильно планировать свой день? 

Обычное планирование

Оформляя планирование на каждый день обычно пишут список дел, которые надо выполнить сегодня, если планы долгосрочные, то – на неделю, месяц и более. В трекерах задач при обычном планировании смешивают текущие дела – рабочие и личные, не расставляя приоритеты, не сегментируя задачи по категориям (например, работа, семья, здоровье, финансы и т.д.), не указывая почасовые и поминутные сроки выполнения.

Главная ошибка такого планирования дня – человек берет в работу дела хаотично и гораздо больше, чем может реально выполнить. Нерешенные сегодня задачи переходят на завтра, к ним плюсуются новые, в результате список нереализованных задумок растет с геометрической прогрессией, вгоняя исполнителя в стрессовое состояние и снижая эффективность его работы – что в конечном итоге влияет на деятельность всей компании. Чтобы избежать негативных результатов в постановке задач – используйте проектный метод планирования.

Проектное планирование

Проектный метод планирования – это постановка цели и задач для ее достижения.

Прежде чем составлять список дел – обозначьте цели. Четко фиксируйте, что вы хотите достичь. 

Например, цель «Наладить контакт с компанией N» звучит расплывчато, но если вы напишете: «Встретиться с директором компании N и предложить ему индивидуальный набор услуг» – это более четкая формулировка. Становится понятным алгоритм действий, которые необходимо предпринять для достижения цели. В органайзере после указания цели прописываются задачи и подзадачи:

Допустим, в нашем примере, задача 1 – подготовить коммерческое предложение специально для компании N (в печатном и электронном виде), задача 2 – встретиться с директором и познакомить его с вашим предложением. 

Возможны разные варианты реализации, например, чтобы выполнить задачу 2 можно позвонить в офис компании N и записаться на прием; пересечься с нужным человеком на совместном мероприятии; попросить партнера по бизнесу Иванова представить вас директору Петрову и др.

Таким образом проработайте все поставленные цели. Выстраивайте пути достижения, назначайте сроки и исполнителей, осуществляйте контроль за выполнением.

Чтобы сохранять порядок в органайзере и систематизировать цели, заведите папки для каждой сферы деятельности. Например, «Работа в офисе», «Подработка»,  «Личная жизнь», «Здоровье», «Учеба», «Финансы», «Культура», «Сад-огород» и др. В каждой теме может быть множество проектов. Так, в таблице ниже видно, что папка «Бизнес» включает несколько направлений: «Мои проекты», «Партнерства», «Деловые поездки» и т.д.

Ошибки при составлении проектов

Какие ошибки допускают пользователи при проектном планировании?

• Расплывчатые выражения. Выше мы уже говорили, что важно четко излагать цель. Не писать, например, «заняться здоровьем», а указывать конкретно: «записаться на прием к терапевту» или «сходить в выходные в фитнес-зал». 
• Краткие формулировки. Обычно это происходит, когда органайзер заполняется в мобильном приложении, на ходу. Писать долгие предложения некогда, поэтому появляются цели, где указаны ключевые слова: например, «Елена, планерка», «витамин С, прием». Такой подход возможен, но у него есть недостатки, во-первых, по прошествии времени можно забыть суть задачи, во-вторых, такое безглагольное выражение не побуждает к действию. Лучше прописывать цель подробно: «Пригласить на планерку инженера Елену Сидорову», «Принимать витамин С каждый день» и т.п.
• Неактивные цели. Удаляйте из органайзера папки, в которых ничего не происходит длительное время. Допустим, вы создали тематическую категорию «Культура»,  в надежде, что будете регулярно, раз в неделю, приобщаться к прекрасному и участвовать в культурных мероприятиях (походы в театры, музеи, на концерты и т.п.). Но если по прошествии нескольких месяцев вы не поставили и не реализовали ни одну цель, то это может не только снизить вашу самооценку, но и демотивировать вообще заниматься планированием. Удалите пустую папку и воссоздайте ее, когда реально будете готовы делать шаги в этом направлении.
• Избыток неактуальной информации. Не захламляйте органайзер справочной информацией или делами «на потом». Такие сообщения-мечты становятся мусором в календаре. Задача электронного планировщика – помогать человеку действовать. Зафиксировал цель – выполнил – перешел к следующей.  

Методики планирования

Существует множество методик планирования дня и отдаленного будущего, которые помогают выполнять намеченные дела без суеты и стресса. Рассмотрим некоторые из них.

Матрица Эйзенхауэра

Система создана в середине 50-х годов прошлого столетия, авторство приписывают президенту США Эйзенхауэру, который поражал современников высочайшей работоспособностью. Популярность матрица приобрела в конце 1980-х годов и актуальна до сих пор. 

Система помогает расставлять приоритетность задач по важности и срочности. Эффективна при краткосрочном и долгосрочном планировании. 

Суть практики – все дела распределяются по схеме ABCD:

• A – важно и срочно. Задачи, которые требуют немедленной реализации. Например, провести срочные платежи, написать отчет к вечерней планерке, сдать макет в типографию, сделать обещанные звонки, съездить на запланированную встречу с клиентом и т.д.  
• B – важно, но не срочно. Например, подготовка доклада для конференции на следующей неделе или разработка плана корпоративного мероприятия к Новому году и т.п. Ежедневно уделяйте каждому из них лимитированное время от 30 минут до часа, в зависимости от срока сдачи. Выстроив таким образом важную работу, вы избавитесь от авральной сдачи в последний день, будете реализовывать проекты без спешки, максимально прорабатывая детали. Это наиболее эффективный подход. Но опять же, все индивидуально, некоторым людям некомфортно работать по такой схеме, им проще сделать один проект от и до, не отрываясь, затем приступать к следующей задаче.
• C – срочные, но не важные дела. Их еще называют отвлекающим фактором. Обычно сюда входит рабочая текучка: однотипные операции, проверка почты, мессенджеров и соцсетей, ответы на вопросы коллег, входящие телефонные звонки и т.д. Чтобы текущие вопросы не отвлекали вас от решения более важных дел, научитесь делегировать или группируйте их. Например, проверяйте почту не каждую минуту, как приходит сообщение, а один раз в два часа: просмотрите, рассортируйте, ответьте на срочные письма. Это позволит сконцентрировать внимание и займет минут 10. 
• D – не важно и не срочно. Некоторые эксперты рекомендуют удалять такие дела сразу на стадии планирования. Понятно, что нужно исключать дела–хронофаги (пожиратели времени), не имеющие отношения к работе – чаепития с коллегами, личные телефонные звонки и прочие домашние дела оставляйте на обеденный перерыв. А как быть с профессиональными задачами? Навести порядок на рабочем столе вашего компьютера – вроде бы неважная и несрочная опция, но отсутствие порядка мешает быстрому поиску нужных папок. Поэтому неважные и несрочные дела тоже заносите в планирование дня и решайте их порционно – например, уделяйте чистке архива по 5 минут каждый день.
  

Тайм-менеджмент Глеба Архангельского

Методика Архангельского – популярный современный инструмент планирования времени. Известный бизнес-тренер, автор бестселлеров «Тайм-драйв» и «Корпоративный тайм-менеджмент» предлагает делить задачи на три категории:

• жесткие – те, что надо выполнить строго в точное время (совещание, встреча);
• гибкие – задачи, которые не зависят от времени;
• бюджетированные – большие проекты, на которые также нет четких временных установок.

Образная подача материала помогает усваивать материал. Так, Архангельский предлагает разделять дела на «лягушек» и «слонов»:

• «Лягушки» – небольшие по времени задачи, к которым вы никак не можете приступить. Например, вам задолжал контрагент, а вы все время откладываете неприятный звонок или не можете ответить на письмо партнера. Чтобы не копить мелкие дела Архангельский советует каждое утро «съедать по лягушке» – решать одну из задач. 
• «Слоны» – масштабные сложные проекты, на реализацию которых требуется много времени и их нельзя выполнить за один подход. Написать дипломную работу, сделать ремонт в квартире, разработать бизнес-план на год и т.д. Часто люди преувеличивают предстоящий объем работ и боятся приступать к делу. Чтобы избавиться от излишней глобализации и страха и начать решать задачу, эксперт предлагает делать ее поэтапно – разрезать «слона» на маленькие кусочки-«бифштексы» и ежедневно «съедать» по одному.
  

Система Дэвида Аллена

Американский писатель создал уникальную методику самоорганизации и повышения личной эффективности GTD (Getting Things Done, с англ.«Доведение дел до завершения») для управления задачами. 

Главные принципы самоорганизации GTD:

• записывайте все дела, которые задумали, так вы освобождаете мозг от лишней информации и спасаете от перенапряжения – вам не нужно напрягаться, чтобы запомнить все намеченное – для этого есть планировщик.;
• сортируйте задачи: те что можно сделать за три минуты делайте сразу; дела, которые можно делегировать – перенаправляйте;
• большие и важные проекты сортируйте, разбивайте на шаги и устанавливайте очередность выполнения;
• начинайте делать прямо сейчас и придерживайтесь четкого плана действий  – это поможет довести начатое дело до конца. 

Методика Pomodoro

Придумана в 1980-х годах студентом колледжа Франческо Чирилло. Свое название Pomodoro («томат») получила из-за кухонных часов в форме помидора, которыми пользовался автор идеи.

Суть методики проста:

• составляете список задач на день;
• ставите таймер на 25 минут;
• концентрированно работаете над одной задачей из списка;
• берете перерыв 5 минут. 
• Выполнив четыре задачи – отдыхаете 15-30 минут;
• Потом новый бросок.

Понятно, что отрезки времени корректируются в зависимости от сложности решаемой задачи. Некоторые дела решаются за 5 минут, а другим – недостаточно и 55 минут.

Суть данной техники – работать максимально сосредоточенно над одной задачей в течение заданного времени и чередовать мозговой штурм с короткими и длинными паузами для отдыха.

Несколько полезных правил

Правило 60/40

Планируйте только 60 % рабочего времени, остальные 40 % оставьте на решение непредвиденных или сопутствующих задач, которые неизбежно возникают в процессе дня. Запас времени позволяет избежать спешки и психологического напряжения, если возникает новая незапланированная задача. 

Утренние дела планируйте вечером

На составление ежедневных целей и задач обычно уходит 5-10 минут, можно заниматься этим в начале текущего рабочего дня, но лучше – озаботиться планированием накануне вечером. Тогда утром вы не будете терять ни минуты и сразу приступите к выполнению поставленных задач. Для долгосрочного планирования потребуется больше времени, выделите для этого специальные часы в вашем графике.  

Правильно расставляйте приоритеты

Ключевой момент в планировании – это правильная расстановка приоритетов. Но как определить, какие задачи самые важные и срочные? Если вы исполнитель, то проблем нет – очередность определяет руководитель. А если вы самостоятельно планируете работу и одновременно решаете несколько дел? В первую очередь, оцените, какая задача является фундаментальной для продвижения вашего бизнеса. Например, у вас рекламное агентство, понятно, что первостепенной задачей будет разработка креативных предложений для заказчиков.  

Во-вторых, оценивайте последствия. Приоритетным будет задание, которое повлечет более серьезные последствия для вас в случае нарушения сроков сдачи. Например, вы не подготовились к экзамену, значит, не сдадите сессию, лишитесь стипендии и так далее.

Группируйте однотипные операции

Для повышения эффективности группируйте простые однотипные дела и решайте их одновременно. Например, бухгалтеру не нужно отвлекаться на каждый входящий документ, лучше накопить их, а в конце дня выделить несколько минут, чтобы разложить все бумаги по папкам. Концентрация на одной задаче повышает эффективность исполнения. 

Избавляйтесь от информационного шума

Работая над важным проектом – избавьтесь от всех факторов, которые мешают сосредоточиться. Отключите звук телефонов, оповещения в почте, поставьте в мессенджерах статус «Занят», предупредите коллег, чтобы не отвлекали вас. Если возникают срочные вопросы – просите перезвонить или подойти позже. 

Не крадите время у себя

Погружаясь в работу – не забывайте о себе. Режим труда и отдыха выстраивайте в пропорции 8/8/8. Восемь часов – на работу, 8 – на отдых, 8 – на сон. Правда, редко кому удается соблюдать такой график, особенно это касается руководителей разного уровня, владельцев бизнеса, творческих работников, просто неорганизованных людей. Но стремиться к данному соотношению надо, тем более, что рабочее время закреплено законодательно в Трудовом кодексе РФ (не более 40 часов в неделю). Полноценный отдых и сон – это залог вашего здоровья и как результат – успешной реализации трудовых задач. Учитесь рационально планировать рабочее время. Вам в помощь – программы тайм-менеджмента.

Программы тайм-менеджмента

Существует множество современных программ, которые помогают планировать цели и задачи и управлять временем и проектами.

• Календари (Google Calendar, Outlook и др.) напомнят о предстоящей встрече, проверят нет ли параллельных мероприятий, предупредят ваших партнеров и коллег, что со среды вы в командировке и т.п.
• Планировщики задач (Todoist, Any.do, LeaderTask и др.) структурируют порядок дел, просигналят о незаконченных задачах, автоматически перенесут незавершенные дела на следующий рабочий день и т.д.
• Сервисы управления проектами (Trello, Bitrix24 и др.) помогут расставить приоритеты, разделить крупные задачи на подзадачи, назначить дедлайны, ответственных за выполнение и т.д. Благодаря совместному доступу над проектом одновременно могут работать несколько сотрудников. 
  

Рассмотрим подробно 10 разных программ для организации работы.

Хаос-контроль

Органайзер Хаос-контроль помогает планировать личные и профессиональные дела и контролировать время их исполнения.

• Система эффективна для фиксации краткосрочных и долгосрочных целей и задач.
• Работает с платформами iOS, Android, Windows, Mac OS, AppGallery.  
• Древовидное структурирование позволяет делить цели на рабочие и личные. В каждой тематической папке создаются подкатегории. Например, вы сформировали папку «Бизнес», это широкая тема, поэтому для узконаправленных задач необходимо создать дополнительные папки: «Партнеры», «Проекты» и т.д. Подкатегории, в свою очередь, тоже могут разветвляться. Так, партнеры и проекты могут быть как действующие, так и на перспективу. Разносите их по разным папкам. 
• Плюс приложения – использование методики GTD, которая базируется на принципах самоорганизации и повышения личной эффективности. 
• В органайзере Хаос-контроль есть отдельная папка «Место Хаоса» для любых внезапных идей, которые надо быстро зафиксировать. Позже можно вернуться к информации и продолжить с ней работать.
• Все задачи с обозначенной датой исполнения система автоматически выводит в список дел наступившего дня. Например, 5 декабря вы запланировали, что в четверг, 8 декабря, вам надо позвонить в юридический отдел. В указанный день задание будет стоять в списке дел.  

Trello

Программа разработана в 2011 году.

• Оформление сервиса Trello выполнено в виде виртуальных канбан-досок: To do (сделать), Doing (делается), Done (сделано). Также можно создать вариант с нужным вам процессом. На каждой доске размещаются карточки с задачами и целями и необходимой информацией для их достижения. При смене статуса задачи карточка со всем содержимым переставляется на нужную доску. 
• Программа работает в браузере, есть мобильная версия.
• Подходит для решения многоэтапных командных задач. 
• Отчеты и аналитику о работе сотрудников система не предоставляет. 
• Простой интерфейс удобен для работы.
• Бесплатная упрощенная версия годится для планирования личных задач, для профессиональной работы есть платные тарифы: от 5 до 13 $ в месяц, в зависимости от количества пользователей.

Todoist

Программа вышла в 2007 году. Число пользователей Todoist превышает 30 млн.

• Работает на всех десктопных и мобильных платформах. 
• Списки задач на сегодня, завтра и т.д. формируются автоматически, исходя из указанного срока выполнения.  
• Есть функция быстрого добавления новой задачи в перечень запланированных дел.
• Можно использовать для личных планов и командной работы.
• Интеграция с более 30 сервисами тайм-менеджмента, коммуникаций, управления проектами: GMail, Google Календарь, Google Ассистент, Fire Box, Hugo, Flat Tomato, IFTTT и многие другие.
• Есть бесплатная версия с ограниченным базовым функционалом: 5 проектов, 5 сотрудников, история активности – 1 неделя и др.
• У платных тарифов более широкий функционал: количество проектов 300-500, число сотрудников 25-50, загрузка файлов 100 мб и т.д. Стоимость – от 4 до 6 $ в месяц.

LeaderTask

Программа для формирования задач и управления командными проектами. Вышла в 2008 году. Владелец сервиса Leader Task (Лидер Таск) – российская компания «Органайзер ЛидерТаск». 

• Работает на платформах: Windows, Mac, Android, iPhone, iPad. 
• Встроенный календарь планирует долгосрочные задачи.
• Есть опции для бизнеса: совместный доступ к проектам, чек-листы, делегирование задач.
• Бот «Модуль Инспектор» контролирует выполнение поставленных вами задач: поручает исполнителям, напоминает о сроках.
• Визуализация целей с помощью канбан-досок. 
• Есть встроенная CRM-система для коммуникаций с клиентами и оптимизации рабочих процессов. 
• Возможен автономный режим работы.
• Подходит для небольших и средних компаний.
• Есть бесплатный и коммерческие тарифы от 249 рублей в месяц. 
• Перед покупкой можно бесплатно протестировать сервис в полном объеме.

Any.do

Многофункциональная программа Any.do создана в 2011 году. 

Возможности сервиса:

• Управляет проектами: настраивает бизнес-процессы, назначает задачи и их совместное выполнение, интегрируется с популярными инструментами и т.д.
• Для контроля над поставленными заданиями есть ежедневник со списком дел, календарем, напоминаниями.
• Чат в режиме реального времени.
• Программа применима во многих сферах: маркетинг, дизайн, отдел кадров, удаленная работа, продажи, финансы и т.д.
• Работает на операционных системах: Windows, MacOS, Android, iOS.
• При создании задач можно использовать голосовой ввод, добавлять изображения, теги-метки, подзадачи. В премиум-тарифе задания дополнительно выделяют цветом, оформляют темой, настраивают повторы для ежедневных дел.
• Размер вложений не ограничен.
• Подходит для личных и профессиональных задач.
• Есть бесплатная версия с базовым функционалом для индивидуального планирования и платные тарифные планы (3-5 $ в месяц).

Microsoft To Do

Программа Microsoft To Do вышла в 2017 году.

Позиционируется как планировщик каждодневных дел. Бесплатный продукт.

• Интеграция с другими продуктами компании Microsoft: Office 365 и Outlook предоставляет расширенные возможности для офисной работы.  
• В приложении можно создавать задачи, подзадачи, напоминания, прикреплять файлы до 25 Мб, выделять списки дел цветом и делиться ими с пользователями.
• Система автоматически сортирует задания по датам и вносит в планы на день
• Программа доступна на десктопных и мобильных устройствах.

Google Календарь и Google Задачи

Бесплатные программы, которые синхронизируются со всеми продуктами Google. Google Календарь.

• Фиксирует дела с указанием дня и времени. Если у задачи нет даты выполнения, то система ее не размещает.
• Благодаря функции «Цели» программа рассчитает оптимальное время для реализации задания.
• Работает на всех устройствах: ПК, планшеты, айфоны, смартфоны.
• Подходит для долгосрочного планирования.
• Автоматически импортирует события из Gmail. Например, если вы приобрели авиабилет с уведомлением через почту, то в календаре автоматически появится извещение с датой рейса.
• Сервис применим для совместной работы – можно ставить задачи всей команде.
• Простой и понятный интерфейс.

Google Задачи

• Удобно оформлять списки дел и контролировать выполнение.
• Перечень заданий можно сортировать по дате или в другом удобном пользователю порядке.
• К задаче можно добавлять подзадачи.
• Программы работают в офлайн режиме.
• Применимы для выполнения небольших личных и рабочих задач.

Битрикс24

Разработана в 2012 году российской компанией «Битрикс»

В приложении Битрикс24. Задачи и проекты удобно ставить групповые задачи и контролировать их реализацию. Доступен широкий функционал: 

• Можно добавлять чек-листы, прикреплять файлы, назначать сроки, ответственных и наблюдателей. 
• Гибкие фильтры позволяют находить задачи за секунды.
• Программа предлагает на выбор разные методики планирования: Мой план, Сроки, диаграмма Ганта, Скрам (Scrum), канбан-доски и др.
• Система фокусировки внимания визуально выделяет важный для пользователя функционал с помощью цвета.
• Есть встроенная CRM-система.
• Доступна история работы над задачами.
• Каждый проект выделяется разным фоном. 
• К проектам подключены все необходимые инструменты: календарь, задачи, чат, фотогалерея и др.
• Работать с Битрикс можно с любого устройства.
• Сложный интерфейс требует обучения.

Яндекс.Трекер

Система Яндекс.Трекер создана в 2012 году. Изначально предназначалась для внутреннего пользования компании Яндекс, в 2017 году вышла на широкую аудиторию.

• Ориентирована на командную работу для организации бизнес-процессов, планирования и отслеживания задач. 
• Возможности программы подходят для всех отраслей бизнеса (разработка, документооборот, маркетинг, дизайн, инфраструктура, кадровая работа и т.д.).
• Сервис актуален для небольших команд и крупных компаний.
• Задачи выстраиваются с указанием приоритетности, ответственных лиц, дедлайна, статистика показывает затраты по времени.
• Программа справляется с большими объемами задач. 
• Доступна только компьютерная версия, мобильное приложение отсутствует.
• Понятный интерфейс.
• Бесплатный сервис для индивидуального пользования и команд с числом участников не больше пяти. Для всех остальных действуют платные тарифы. 

Вывод

Существуют разные методики управления временем и выполнения планируемых задач. Все они направлены на то, чтобы вам было удобно, легко и быстро организовывать ежедневные личные и рабочие дела. Это главные ориентиры при выборе программы тайм-менеджмента. Интерфейс должен быть простым и понятным в использовании, вы не должны тратить много времени на то, чтобы запланировать задачи, а потом искать их в списке дел. Системы тайм-менеджмента для командного пользования предоставляют более широкий функционал, они сложнее по архитектуре, поэтому требуют обучения. 

Если вы не знаете, какое приложения для планирования выбрать – воспользуйтесь тестовым периодом, его предоставляют практически все системы. Преимущества того или иного сервиса помогут определить профессионалы. 

Специалисты digital-агентства «Цифровой Элемент» подберут наиболее подходящую для вашего бизнеса программу управления проектами и планирования на каждый день.

Услуга Битрикс24 Заказать услугу