Системы управления персоналом или HRM, что это?

Оглавление

Управление персоналом давно вышло за рамки кадрового делопроизводства, превратившись в стратегическую функцию бизнеса. На смену бумажным архивам и Excel-таблицам приходят современные HRM-системы, которые централизуют данные, автоматизируют рутину и предоставляют аналитику для принятия взвешенных решений. В этой статье мы подробно рассмотрим, как такая система может трансформировать работу с персоналом, какие процессы она охватывает и на что обратить внимание при ее выборе.

Что такое HRM-система?

HRM-система (Human Resource Management System) — это единая цифровая платформа для управления всеми процессами, связанными с персоналом: от подбора и адаптации до оценки, развития и кадрового учета. Она приходит на смену разрозненным инструментам вроде бумажных документов и электронных таблиц, централизует данные и автоматизируя рутинные операции. Современные HRM-решения, такие как Битрикс24, предлагают комплексный подход к управлению персоналом. Эта платформа объединяет в себе не только классические HR-функции, но и тесно интегрирует их с задачами, проектами и коммуникациями компании.

Основные функции HRM

Современные HRM-системы включают следующие основные функции:

• Карточка сотрудника с полной информацией;
• Управление рекрутингом и кандидатами;
• Автоматизация кадрового документооборота;
• Учет рабочего времени и отпусков;
• Планирование и проведение оценки персонала;
• Управление обучением и развитием;
• Расчет заработной платы и бонусов;
• Формирование отчетов и аналитика;
• Уведомления и напоминания:
• Self-service для сотрудников и руководителей.

Какие HR-процессы организации подлежат автоматизации

Применение HRM-системы автоматизирует следующие ключевые HR-процессы:

Рекрутинг и подбор персонала

• Прием и обработка заявок кандидатов;
• Ведение базы данных кандидатов с возможностью поиска и фильтрации;
• Планирование и организация собеседований;
• Оценка кандидатов по заданным критериям;
• Интеграция с популярными площадками для поиска работы.

Кадровый учет и документооборот

• Автоматизация оформления трудовых отношений;
• Формирование и подписание электронных документов;
• Контроль сроков действия договоров и приказов;
• Учет личных данных сотрудников;
• Ведение штатного расписания.

Учет рабочего времени

• Фиксация отработанного времени;
• Учет отпусков, больничных, командировок;
• Контроль соблюдения графиков работы;
• Расчет переработок и компенсаций;
• Интеграция с системами контроля доступа.

Оценка и управление эффективностью

• Постановка целей и KPI;
• Проведение регулярных оценок;
• Сбор 360-градусной обратной связи;
• Формирование индивидуальных планов развития;
• Анализ результатов оценки.

Обучение и развитие

• Создание учебных программ;
• Назначение курсов сотрудникам;
• Контроль прохождения обучения;
• Учет сертификатов и квалификаций;
• Анализ эффективности обучения.

Управление компенсациями и льготами

• Расчет заработной платы;
• Начисление премий и бонусов;
• Управление системой бонусов;
• Учет льгот и дополнительных выплат;
• Формирование отчетности по оплате труда.

Функциональность HRM-систем

Современные HRM-системы предоставляют комплексное решение для HR-процессов:

• Централизованное хранение данных обо всех сотрудниках и кандидатах;
• Автоматизация бизнес-процессов через настраиваемые роботы и триггеры;
• Интеграция с бухгалтерскими системами, CRM и другими бизнес-приложениями;
• Мобильный доступ для сотрудников и HR-специалистов;
• Гибкая система прав доступа по ролям и должностям;
• Поддержка электронного документооборота с электронной подписью;
• Уведомления о предстоящих событиях и сроках;
• Формирование стандартных и кастомных отчетов;
• Аналитика HR-метрик с визуализацией данных;
• Самообслуживание сотрудников (просмотр данных, подача заявок).

Когда бизнесу необходима HRM-система

Внедрение HRM-системы становится необходимостью при возникновении следующих ситуаций:

• Численность сотрудников превышает 25 человек;
• HR-отдел тратит более 40% рабочего времени на рутинные операции;
• Отсутствует единая база данных по персоналу;
• Наблюдаются частые ошибки в кадровом документообороте;
• Сложности с контролем рабочего времени и отпусков;
• Необходимость удаленного доступа к кадровым данным;
• Планируется масштабирование бизнеса;
• Требуется соблюдение новых требований трудового законодательства;
• Сложности с оценкой эффективности HR-процессов;
• Высокая текучесть кадров без понимания причин.

Для компаний, у которых есть территориально распределенные подразделения, HRM-система необходима даже при небольшой численности персонала в каждом филиале.

Какие критерии стоит учитывать при выборе HRM-системы

На рынке представлено множество HRM-систем. Критерии выбора системы условно можно разделить на несколько ключевых групп, охватывающих функциональность, технические аспекты и организационные вопросы.

Функциональные критерии

• Соответствие системе текущих бизнес-процессов;
• Возможность настройки под специфику компании;
• Поддержка всех необходимых модулей (рекрутинг, учет времени, оценка и т.д.);
• Гибкость при изменении процессов.

Технические критерии

• Совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой;
• Наличие API для интеграции с другими системами;
• Поддержка мобильных устройств;
• Объем и качество технической документации;
• Скорость обработки данных.

Организационные критерии

• Простота освоения для HR-специалистов и сотрудников;
• Наличие обучающих материалов и поддержки;
• Сроки внедрения;
• Стоимость владения (лицензии, обслуживание, обновления);
• Репутация поставщика и отзывы клиентов.

Безопасность и соответствие

• Защита персональных данных в соответствии с законодательством;
• Наличие резервного копирования;
• Аудит действий пользователей;
• Соответствие стандартам информационной безопасности.

Как определить эффективность HRM-системы

Внедрение HRM-системы — это инвестиция, которая должна окупаться через повышение эффективности HR-функции. Однако понять, действительно ли новый инструмент приносит пользу, невозможно без четкой системы оценки. Результативность системы определяется через комбинацию измеряемых метрик и качественных улучшений, которые стоит анализировать до и после внедрения.

Количественные показатели

• Сокращение времени на оформление нового сотрудника (цель: минимум на 30%)
• Уменьшение времени обработки заявок на отпуск (цель: минимум на 50%)
• Снижение количества ошибок в кадровом документообороте (цель: до 5%)
• Сокращение времени на формирование отчетности (цель: минимум на 40%)
• Ускорение процесса закрытия вакансий (цель: минимум на 25%)
• Снижение затрат на HR-операции (цель: минимум на 20%)

Качественные показатели

• Уровень удовлетворенности сотрудников системой (по результатам опросов)
• Готовность HR-специалистов к работе с системой без дополнительной помощи
• Количество автоматизированных процессов в HR-функции
• Качество принимаемых решений на основе данных системы
• Уровень вовлеченности руководителей в HR-процессы

Для объективной оценки рекомендуется измерять показатели до внедрения системы и сравнивать с результатами через 6-12 месяцев после запуска.

Виды HRM-систем

Существуют три основных типа HRM-решений, отличающихся по функционалу и задачам.

HRIS (Human Resource Information System)

Ориентирована на базовый кадровый учет и хранение данных. Включает ведение штатного расписания, учет отпусков и формирование отчетов. Подходит для автоматизации основных HR-операций.

HCM (Human Capital Management)

Нацелена на стратегическое управление персоналом. Охватывает рекрутинг, обучение, оценку и карьерное развитие. Используется для работы с талантами и кадровым резервом.

HRMS (Human Resource Management System)

Представляет собой комплексное решение, объединяющее учетные функции HRIS и стратегические инструменты HCM. Подходит для среднего и крупного бизнеса, обеспечивая полный цикл управления персоналом с аналитикой и прогнозированием.

Вывод

HRM-система - это необходимый инструмент для современных компаний, независимо от их размера и отрасли. Она позволяет оптимизировать HR-процессы, сократить время на рутинные операции и повысить качество управления персоналом. При выборе системы важно учитывать специфику бизнеса, текущие процессы и перспективы развития. Эффективное внедрение HRM-системы требует не только правильного выбора программного решения, но и грамотной организации работы с ней.

Успех внедрения HRM-системы напрямую зависит от компетенций интегратора. Компания «Цифровой Элемент», обладая статусом золотого партнера Битрикс24 и многолетней экспертизой в области управления персоналом, гарантирует профессиональный подход к реализации проекта. Наша методика включает глубокий анализ бизнес-процессов, что позволяет провести внедрение с учетом всех отраслевых и корпоративных особенностей заказчика.

Эффективность нашего подхода подтверждают успешные кейсы внедрения HRM-решений Цифрового Элемента для таких организаций, как:

• Группа компаний «Российский экспортный центр», страховая группа «ЭКСАР» — создание корпоративного HRM-портала на базе 1С-Битрикс24 Enterprise для централизованного взаимодействия сотрудников и HR-подразделений;

• ФГУП «Госкорпорация по ОрВД» — внедрение внутреннего портала на базе 1С-Битрикс24 Enterprise для автоматизации внутренних процессов и коммуникаций;

• ООО «Уралэнергосбыт» — разработка уникальной системы работы с обращениями и обработки заявок на базе 1С-Битрикс24 Enterprise, что позволило ускорить обработку запросов и повысить контроль исполнения;

• Фонд поддержки социальных проектов — внедрение HRM-портала с автоматизацией кадровых процессов и внутреннего взаимодействия;

• ГБУ «ГлавАПУ» — автоматизация бизнес-процессов и внутренних согласований в рамках корпоративного портала;

• Социальный проект «Добрые вещи» — автоматизация бизнес-процессов социального проекта с учетом нестандартных сценариев работы;

• Крупный магазин напольных покрытий (под NDA) — внедрение CRM-системы на базе 1С-Битрикс24 Enterprise, интегрированной с продажами и внутренними процессами;

• Государственная финансовая некредитная организация (под NDA) — создание уникальной системы управления рисками, обеспечивающей контроль, аналитику и прозрачность принятия решений.

В каждом проекте мы обеспечили индивидуальный подход и достижение поставленных бизнес-целей. 

Если вас интересует внедрение HRM-систем, а также вы хотите сравнить их – прочитайте нашу стать Внедрение системы управления персоналом и автоматизация: обзор HRM-систем

Статьи по теме:

1. Кейс по «Битрикс-24»: как автоматизировать свою компанию
2. 10 Бизнес-процессов CRM, которые делают работу за вас
3. Интеграция Битрикс24 и 1С: автоматизация бизнеса, обмен данными, настройка синхронизации