10 Бизнес-процессов CRM, которые делают работу за вас

Готовые отраслевые решения Битрикс24 (корпоративный портал и CRM) в процессе автоматизации деятельности предприятия являются только первым этапом. В дальнейшем эта платформа предлагает многофункциональный инструментарий для выверенной организации работы компании.

Битрикс24 решает следующие задачи:

• является хорошо продуманной, комплексной CRM;
• представляет систему управления проектами;
• предлагает набор инструментов для создания упрощенной коммуникации во внутренней рабочей среде предприятия.

Но еще Битрикс24 позволяет использовать ряд бизнес-процессов – специальных операций с выверенной последовательностью действий. Платформа имеет уже готовые бизнес-процессы, и дает возможность создавать новые на базе корпоративного портала.

1.Согласование

В любой компании присутствует необходимость согласования. И многие сталкивались с проблемой, когда сотрудник подготовил документ и никак не может застать начальника на месте, чтобы согласовать.

Процесс согласования можно автоматизировать – сотрудник запускает процесс согласования, загружает договор, а система уже сама определяет ответственного, ставит срок и показывает постановщику задачи на каком этапе находится согласование.

Ответственный (исполнитель), получая документ, может согласовать его либо отправить на доработку.

Подобный инструмент освобождает сотрудников от необходимости искать руководителя, уточнять, когда он сможет проверить задачу. Система сама заставляет ответственного сделать это вовремя, что положительно сказывается на прибыли компании.

Схема бизнеса-процесса «Согласование»:

1. сотрудник вводит необходимые данные и прикрепляет договор, выбирает ответственных, которые должны его согласовать или отправить на исправление;
2. если участники согласования отправляют договор на исправление, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
3. после исправления договора процесс создает задачу «Отправка на почту клиенту», ответственному приходит уведомление о завершении процесса.

2. Утверждение документа

В этом бизнес-процессе много вариантов развития событий. Можно выбрать последовательный вариант, либо завести статусы, в каждом из которых будет свой алгоритм действий.

Схема бизнеса-процесса «Утверждение документа»:

1. сотрудник вводит необходимые данные и прикрепляет документ, выбирает ответственных, которые должны согласовать или отправить на исправление;
2. если участники процесса отправляют документ на исправление в первом этапе, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
3. если участники согласования приняли документ в первом этапе, но отправляют документ на исправление о втором этапе, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
4. после утверждения документа документ публикуется, приходит уведомление ответственному о завершении процесса.

3. Счет на оплату

Любая компания так или иначе сталкивается со счетами, нуждающимися в оплате. Это также можно автоматизировать с помощью бизнес-процесса «Счет на оплату». Он работает по следующей схеме:

Схема бизнеса-процесса «Счёт на оплату»:

1. сотрудник вводит данные счета;
2. бизнес-процесс назначает ответственного, который согласует эту заявку;
3. после согласования заявка отправится в бухгалтерию;
4. после проведение оплаты, сотруднику, инициатора процесса, придёт уведомление о его завершении процесса.

4. Ознакомление

Во многих компаниях часто возникает момент, когда необходимо быстро довести до сведения всем сотрудникам о нововведениях, новых приказах и т.п. Бизнес-процесс «Ознакомление» позволяет максимально быстро оповестить всех, кто имеет отношение к этому нововведению.

Схема процесса проста:

1. сотрудник создаёт процесс и прикрепляет к нему документ или ссылку на него;
2. выбирает отделы или конкретных пользователей, которым следует прочитать этот документ;
3. есть возможность написания комментария
4. фиксирует срок (дедлайн);
5. бизнес-процесс создает задания для ответственных, которые утверждают или отклоняют документ.

После истечения срока, сотрудник увидит, сколько из отмеченных сотрудников ознакомились с документом.

5. Оформление больничного

Во многих современных компаниях, сотрудник во время болезни может не находиться на рабочем месте и есть три вида оформления такого отсутствия:

1. официальное оформление больничного листа;
2. работа из дома, когда сотрудник сохраняет трудоспособность;
3. отгул за свой счёт, когда сотрудник не может работать.

Все эти варианты представлены в бизнес-процесс «Заявка на больничный».

Схема работы процесса:

1. сотрудник запускает бизнес-процесс из дома, указывая вариант отсутствия;
2. руководитель сотрудника подтверждает заявку;
3. дальше Битрикс24 будет присылать уведомления с указаниями действий, которые необходимо предпринимать.

Алгоритм можно настроить в зависимости от допустимых вариантов в конкретной компании.

6.Оформление командировки

Если деятельность компании сопряжена с частыми командировками, то бизнес-процесс «Заявка на командировку» автоматизирует все этапы согласования с помощью задач на руководителя и бухгалтерию.

Схема бизнес-процесса «Оформление командировки»:

1. сотрудник заполняет данные по командировке и запускает бизнес-процесс;
2. идет проверка об утверждении руководителем командировки, если она не утверждена, тогда процесс закрывается;
3. если руководитель утвердил командировку, тогда запускаются процессы уведомления сотрудника и бухгалтера.

7. Заявление на отгул

В некоторых компаниях алгоритм оформления отгула достаточно сложен. Обычно нужно заранее предупредить руководителя, написать заявление, отправить заявление бухгалтеру. Если руководителей несколько, то приходится ждать, когда они все одобрят отгул.

Бизнес-процесс «Заявление на отгул» упрощает эту цепочку. Сотрудник указывает дату отгула, причину отгула, а также вид отработки: за свой счёт или за ранее отработанное время. Дальше система запускает постановку задач на руководителя, бухгалтерию и сама согласует отгул.

Схема бизнеса-процесса «Заявление на отгул»:

1. сотрудник заполняет данные об отгуле и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки;
3. если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление руководителю отдела и автору и процесс закрывается;
4. если заявка согласована, тогда идет уведомление бухгалтеру и начальнику, а также автору;
5. запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.

8. Оформление отпуска

Оформление очередного отпуска можно также автоматизировать с бизнес-процессом «Заявление на отпуск». Для этого сотрудник загружает в систему желаемую дату начала и окончания отпуска.

Заявление направляется к руководителю отпускника, который согласует этот период. Затем система автоматически ставит задачи в отдел кадров и бухгалтерию для оформления документов. И сотруднику приходит уведомление о согласовании отпуска.

Схема бизнеса-процесса «Оформление отпуска»:

1. сотрудник заполняет данные об отпуске и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на отпуск;
3. если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
4. если заявка согласована, тогда;
5. идет уведомление бухгалтеру, а также автору;
6. запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.

9. Увольнение

Процесс увольнения сотрудника, особенно в крупных организациях, достаточно времязатратное мероприятие. Сотруднику необходимо передать дела, собрать кучу подписей.

Бизнес-процесс «Увольнение сотрудника» позволяет разбить этот процесс на шаги, где каждый шаг будет автоматически направляться ответственному сотруднику. В результате сотруднику остаётся только следовать подсказкам Битрикс24 и процесс увольнения обойдётся без нервных потрясений.

Схема бизнеса-процесса «Увольнение»:

1. сотрудник заполняет данные об увольнении и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на увольнение: если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
3. если заявка согласована, тогда: идет уведомление бухгалтеру, а также автору и закрывается бизнес-процесс.

10. Принятие на работу сотрудника

Один из самых востребованных бизнес-процессов – «Новый сотрудник», позволяет автоматизировать приём на работу. Можно настроить систему так, чтобы задачи ставились сразу на ответственных сотрудников, которые должны выполнить действия для оформления нового сотрудника: введения его в курс работы, обучение и т.д.

Схема бизнес-процесса «Принятие нового сотрудника»:

1. вводятся данные сотрудника;
2. запускается бизнес-процесс с документами, с которыми должен ознакомится сотрудник со сменой статуса;
3. после полного ознакомления происходит закрытие бизнес-процесса.

Вывод

Любой бизнес нуждается в автоматизации. Битрикс24 – идеальный инструмент для этого. Его стандартные процессы позволяют решить множество бизнес-задач. Но также в Битрикс24 есть возможность создавать новые, уникальные процессы, оптимизированные под нужды конкретной компании.

Компания «Цифровой Элемент» помогает внедрить Битрикс24 и настроить необходимые бизнес-процессы. Мы избавим вас от рутины, поможем сэкономить время, с помощью грамотно выстроенной системы выставления задач. А экономия времени для бизнеса – это экономия денег!