5 лайфхаков, которые помогут цифровизации бизнеса

Оглавление

Насколько цифровизация бизнес-процессов упрощает жизнь компаниям? Какие сервисы могут в этом помочь? Повышение знаний и компетенции пользователей в области цифровых решений – актуальная потребность. Наши 5 лайфхаков помогут сориентироваться при выборе программ для цифровизации бизнеса.

Сразу хотим отметить, что данные рекомендации универсальны и подходят для любого бизнеса, независимо от отрасли и ниши, которую он занимает.

Автоматизация документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает скорость, удобство и простоту взаимодействия между коллегами и контрагентами. Дополнительный бонус – экономия бумаги и трудозатрат.

Главное требование к цифровым сервисам по документообороту – обеспечение безопасности и стабильности системы, особенно в работе с внешними источниками. Утечка данных или простои нанесут серьезные потери бизнесу.

Помимо автоматизации документооборота цифровые программы осуществляют процесс подготовки различных документов: инструкций, типовых договоров и т.д. Специальные онлайн-программы редактируют и настраивают шаблоны, что увеличивает скорость выполнения задач.

Мы рекомендуем две цифровые платформы, которые эффективно работают с документами.

Система «Контур.Диадок»

Популярный в России сервис для организации электронного документооборота.

Возможности платформы:

• Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) обеспечивает юридическую значимость документам. 
• Перед отправкой все документы: счета-фактуры, акты и накладные проходят форматный контроль, чтобы устранить возможные ошибки. 
• Все входящие документы автоматически распределяются по настроенной маршрутизации между подразделениями и сотрудниками. 
• Модуль для 1С после интеграции с Диадоком дает возможность обмениваться документами, не выходя из 1С. 
• Простой процесс согласования документов внутри компании. 
• Безопасное хранение документов в нескольких экземплярах на разных серверах дата-центра исключает потерю информации. 
• Передача документов идет по зашифрованному каналу. 
• Для поиска архивных документов требуется несколько секунд. 
• Диадок использует роуминг для обмена документами с контрагентом, работающим в другой системе ЭДО. 
• Сервис позволяет вести международный электронный документооборот.

В системе Диадок работают более 1,5 млн компаний. Задействованы практически все отрасли: банки, ритейл, лизинг, ИТ, телеком, производство, логистика, строительство и недвижимость, энергетика и ЖКХ, нефтегазовые компании, фармацевтика, кафе и рестораны, консалтинг и бухгалтерские услуги.

Цифровая система Doczilla Pro

Программа подготавливает и согласовывает документы в ускоренном режиме, для проверки и корректировки требуются минуты.

Возможности сервиса:

• С помощью конструктора документов можно быстро и просто делать интерактивные шаблоны. Программа доступна для сотрудников, не имеющих навыков программирования.
• Инструменты автоматизации корректно форматируют и формируют типовые документы, исключая какие-либо ошибки.
• Текстовый редактор работает по аналогии с вордом, поэтому понятен сотрудникам.
• Коллеги и контрагенты могут работать одновременно: выставлять задания, следить за сроками и качеством выполнения, комментировать.
• Библиотека знаний сохраняет типовые, часто используемые фразы. При написании нового документа программа сама предлагает подходящую формулировку.
• На платформе можно хранить тексты, видеофайлы, таблицы XLS, презентации PPT и др.
• Система сохраняет форматирование загружаемых документов,что актуально для многостраничных и сложных документов с кросс-ссылками, настроенными стилями.
• Все данные, размещенные в облаке системы, надежно защищены.
• Модуль аналитики позволяет следить за эффективностью работы команды.

Doczilla Pro подойдет крупным и малым предприятиям, госучреждениям, подразделениям, которые занимаются закупками и продажами, отделам юристов.

Применяйте в работе канбан-доски и таск-трекеры

При работе с большим потоком задач важно продуктивно управлять каждой из них. Минимизировать нагрузку помогает Kanban – методика, которая существует давно, но для цифровой среды это явление относительно новое.

Kanban-доска визуализирует рабочие процессы, выявляет и анализирует возможные проблемы, повышает скорость и качество выполнения поставленных задач. Отличное решение для совместных проектов в маркетинге, разработке ПО, логистике, строительстве и др.

Таск-трекеры

Что дает канбан-доска:

• Командное планирование рабочих задач;
• Разбивка проекта на отдельные блоки с назначением ответственных;
• Можно мониторить процессы удаленно;
• Сбор данных для анализа эффективности труда всего коллектива и отдельных специалистов.

Есть платные и бесплатные варианты таск-трекеров. Выбирая программу-планировщик учитывайте, сколько сотрудников могут работать единовременно, какие есть функции, удобный ли интерфейс и др. Чтобы не ошибиться, проконсультируйтесь со специалистами, которые подскажут, какой планировщик подойдет вашей компании. Как вариант, можно рассмотреть программы Workzen и Jira.

Jira

Идеальный вариант для больших команд разработчиков. Подходит для компаний, работающих по принципу гибкого управления проектами (Agile). С помощью планировщика Jira разработчики создают пользовательские задачи, намечают спринты (короткие временные циклы для выполнения отрезка работы), распределяют исполнителей, наблюдают за воплощением каждого этапа. Работа проходит в условиях полной прозрачности.

Workzen

Позволяет выставлять задачи в режиме реального времени, отслеживать их на расстоянии. В программе могут работать неограниченное количество сотрудников. Задачи связываются с помощью диаграммы Ганта (по вертикали – список задач, по горизонтали – затраченное время на выполнение), чтобы подробно отслеживать каждый шаг. Это удобно для больших проектов и работы продуктовых команд. Базовые возможности Workzen можно приобрести бесплатно, для получения дополнительных модулей – плата по тарифу.

Интегрируйте электронные сервисы в единую сеть

Проблема многих предприятий, которые не торопятся с цифровизацией – использование электронных сервисов, не связанных между собой. Подобная разрозненность уменьшает производительность и увеличивает трудозатратность на получение данных аналитики. Исправить ситуацию могут специальные программы, которые интегрируют отдельные онлайн-сервисы в единую сеть и обобщают информацию из различных приложений.

ApIX-Drive

Коннектор интегрирует по API многочисленные онлайн-сервисы в общую зону. Простой способ «подружить» между собой разрозненные площадки: SRM (система управления взаимодействием с поставщиками), мессенджеры (Telegram, Viber, WhatsApp, Skype и др.), чат-боты, конструкторы, cms-системы управления сайтом, почтовые и SMS сервисы, IP-телефония, рекламные и платежные инструменты, маркетплейсы, онлайн-консультантов и др. Программа ApIX-Drive помогает пользователю настроить связь между сервисами за несколько минут без специальных знаний программирования.

Microsoft Power Automate – облачный сервис, где пользователи могут создавать потоки, чтобы автоматизировать трудозатратные операции и задачи. Платформа предоставляет тысячи готовых шаблонов. Конструктор прост в применении, не требует навыков программирования. Программа Process Advisor даст рекомендации по потокам, проведет анализ и определит, какие операции нужно автоматизировать.Сервис AI Builder поможет усовершенствовать рабочие процессы с помощью искусственного интеллекта (ИИ). Пользователи могут оперативно обрабатывать формы (понимание и обработка текста, обнаружение объекта в изображениях, прогнозирование результатов бизнес-задач, анализ тональности клиентов) и создавать новые формы по готовым моделям. Microsoft Power Automate связан с множеством различных приложений, что расширяет возможности и предоставляет пользователям свободу действий.

Проводите цифровизацию бухгалтерии

Автоматизация работы бухгалтерии – необходимость для предприятия. Благодаря электронным сервисам руководитель компании всегда будет в курсе финансовых дел, а также сможет контролировать и оптимизировать работу сотрудников. При выборе цифровых программ нужно ориентироваться на масштаб и специфику бизнеса, существующую систему налогообложения.

Adesk

Программа считает финансовые потоки компании, предоставляет отчеты о прибыли и убытках, задолженности и движении денежных средств. Данные по основным финансовым показателям бизнеса за прошедшую неделю будут в почтовом ящике руководителя/гл.бухгалтера в понедельник утром. Аdesk предоставляет пользователям разные права доступа к данным.

Программа может определять рентабельность проектов, прогнозировать кассовые разрывы, планировать расходы по месяцам и кварталам, выявлять возможные отклонения и находить оптимальные управленческие решения. Бухгалтерский сервис поддерживает интеграцию с ведущими российскими банками. Более подходит предприятиям малого бизнеса.

СБИС

В данной системе объединены учет, управление и коммуникации.

В СБИС можно вести бухгалтерию и финансы, обмениваться документами и ставить задачи, автоматизировать склад и закупки и т.д.

В программе есть инструменты для подбора персонала, расчета зарплат, ведения кадрового учета и др.

Система предлагает широкий спектр сервисов:

• Отчетность через интернет;
• Бухгалтерия и учет;
• Управление персоналом;
• Электронный документооборот;
• ОФД и онлайн-кассы;
• Маркировка товаров;
• Электронная подпись;
• Все для работы на удаленке;
• Информация о компаниях и владельцах;
• Управление бизнес-процессами;
• Облачная телефония;
• CRM для активных продаж и многое другое.

На платформе можно проводить вебинары и совещания, общаться с партнерами по бизнесу и коллегами. В плане коммуникаций СБИС вышла за рамки официальной корпоративной структуры, сформировав живую соцсеть с группами, чатами, новостями.

Сегодня программу СБИС применяют в работе более 3,5 млн компаний: от ИП до корпораций.

Автоматизируйте общение с клиентом

Здесь будет актуальна система CRM (Customer Relationship Management – управление отношениями с клиентами). Программа поможет выстроить грамотный диалог с пользователем, устранить ошибки, ускорить обработку заявок и, как следствие, снизить издержки и увеличить прибыль компании. CRM аккумулирует и сохраняет информацию по каждому покупателю.

Для быстрой реакции на вопросы и жалобы клиентов можно подключить чат-боты – системы, которые работают на базе искусственного интеллекта и могут обучаться в процессе общения с людьми.

Автоматизация коммуникаций (mail-рассылки, автопостинг в соцсетях) увеличивает охват аудитории, повышает лояльность текущих клиентов. Цифровые сервисы освобождают силы компании от рутинных задач для разработки новых креативных решений.

«Битрикс24»

Единая цифровая платформа для организации работы всей компании. Содержит пять необходимых для бизнеса инструментов:

• CRM контролирует все каналы коммуникации с клиентом,подсказывает решения, автоматизирует продажи.
• Задачи и проекты. Обеспечивает совместную работу для неограниченного числа сотрудников. Использует методики: Мой план, диаграмма Ганта, Scrum, Kanban. Контролирует дедлайны.
• Контакт-центр объединяет каналы коммуникаций: чаты, почту, телефон, мессенджеры, соцсети, поддерживает интеграцию программ семейства «1С».
• Создает сайты и интернет-магазины. За 2 минуты без программирования можно создать свой магазин, разместить ссылку в соцсетях и начать продавать.
• Онлайн-офис «Битрикс24» предоставляет инструменты для совместной работы в офисе или дома: чаты, видеозвонки, группы, рабочие отчеты, видеоконференции до 48 участников и др.

Услуга на Битрикс24 Заказать услугу

Iterable

Это межканальная маркетинговая платформа. Образует единое пространство из обособленных площадок коммуникации. Измеряет и оптимизирует работу с клиентом на протяжении всего пути. Искусственный интеллект помогает анализировать поведение и демографические показатели. Каждый человек – уникальная личность, поэтому общение с ним должно строиться индивидуально.

Анализируя данные о покупателе система Iterable предлагает наиболее подходящий канал связи с ним, а также рекомендует, сколько времени и как часто следует общаться.

Zendesk

Zendesk – платформа, нацеленная на CRM-обслуживание. Компания создает ПО, укрепляющие отношения с пользователями и способствующие росту продаж. Zendesk улучшает работу службы поддержки через всевозможные каналы связи, выпускает программы, которые легко адаптируются к потребностям любых компаний.

Вывод

Внедрение цифровых технологий актуально для всех сфер и категорий бизнеса. Правильно подобранные цифровые сервисы решают огромный спектр задач, способствуют росту бизнеса и усиливают его конкурентоспособность.

Не знаете, какие цифровые инструменты подойдут вашему бизнесу, с чего начать и в каком направлении двигаться – обращайтесь за помощью к специалистам digital-агентства «Цифровой Элемент».

Цифровизация бизнеса

Заказать услугу