Цифровой элемент
10 минут на чтение
2180
Отправь статью на почту?

Как автоматизировать HR-процессы

Подписаться

Что дает предприятию автоматизация HR-процессов? Когда необходимо автоматизировать сферу управления персоналом, из чего складываются этапы автоматизации и как безошибочно выбрать подходящий HR-сервис? Об этом – прямо сейчас.

Содержание



Зачем нужна автоматизация HR

В работе кадрового агентства много рутинных ежедневных обязанностей, например, таких, как выстраивание графиков смен, учет рабочего и нерабочего времени персонала (отгулы, отпуска, больничные, командировки), прием, увольнение, подбор новых сотрудников и т.д. Автоматизация HR помогает свести к минимуму трудозатраты кадровых специалистов, делает прозрачной для сотрудников компании систему начисления зарплат, премий, учета рабочего времени, выстраивает коммуникации и другие hr-процессы.

Согласно исследованиям рекрутинговой компании Hays за 2019 год, 80% из числа опрошенных российских и зарубежных компаний уже автоматизировали процессы по подбору персонала и довольны результатом. HR-сервисы на порядок повышают эффективность работы с человеческим ресурсом компании, оптимизируют любые HR-процессы и сводят к минимуму трудоемкую кадровую работу.

Какие проблемы решает HR автоматизация?

  • Учет кадров и административные вопросы решаются быстро. За счет того, что данные о сотрудниках формируются автоматически, все HR-процессы (контроль за рабочим временем, оформление зарплаты, справок, больничных, отпускных и др.) проходят оперативно, с минимальными рисками ошибок.
  • Повышение качества внутренних коммуникаций. Актуально для сложноструктурных предприятий. Благодаря автоматизации HR сотрудники могут оперативно решать производственные дела, обмениваться сообщениями в режиме онлайн, оставаясь на рабочем месте.
  • Аналитика и контроль производительности труда. HR-система отслеживает профессиональный рост специалистов, кадровый отток/приток, в каких условиях работают.
  • Учеба и аттестация в формате онлайн. Программа автоматом оповещает о задачах, которые должен решить сотрудник. Система оказывает поддержку: помогает находить ответы, выставляет оценки. Все материалы хранятся в едином файле.
  • Упрощение процесса поиска новых сотрудников. Предварительное общение с претендентами на вакансии (рассылка извещений, ранжировка резюме, проведение тестов) проходит в автоматическом режиме.
  • Эффективная адаптация новых сотрудников. Доступ к общей информационной базе обеспечивает быстрое включение новичков в работу компании.

Автоматизация HR-процессов сводит к минимуму рутинную кадровую работу.

Когда необходима автоматизация HR-процессов:

  • численность штата – более 100 человек;
  • у компании есть филиалы внутри города и по стране или она намерена масштабировать бизнес;
  • руководство предприятия хочет контролировать текучесть кадров и оценивать эффективность специалистов в цифрах;
  • рутинная работа отнимает у HR-специалистов более 50% трудового времени;
  • предприятие хочет быть в тренде и применять современные технологии во всех сферах.

Но не все компании нуждаются в автоматизации HR-процессов. Так, если штатное число работников не превышает 100 человек, нет филиалов, не отстроены механизмы руководства персоналом (не назначаются дедлайны, нет четкого вектора ответственности), то проще решать кадровые вопросы на словах – в офлайн формате.

Плюсы и минусы

Главные плюсы автоматизации HR-процессов – это оптимизация работы отдела кадров и эффективный рекрутмент.

Что получает компания в процессе автоматизации рекрутинга:

  • подбор сотрудников идет с меньшими трудозатратами;
  • сокращается время поиска кандидатов;
  • вся информация о соискателях систематизируется;
  • тщательная проработка поступающих анкет;
  • экономия бюджета на услугах компаний-рекрутеров.

Минус – некоторые компании доверяют ботам не только предварительный отбор, но и итоговое собеседование с кандидатами. Что в принципе неверно – финальные встречи надо проводить вживую. Работодатель должен убедиться в компетенции претендента, а будущий работник ознакомиться с реальными условиями труда.

Автоматизированный онлайн-рекрутмент не отменяет живых собеседований с кандидатами.

Области применения

Наибольший эффект от применения автоматизации HR отмечен в кадровом учете – более 75% компаний получили хорошие результаты именно в этой области. Больше 50% компаний улучшили внутренние коммуникации, также отмечен рост в области учета рабочего времени, компенсаций и льгот, обучения и адаптации персонала (см. таблицу ниже).

Диаграмма эффективности автоматизации HR-процессов
Диаграмма эффективности автоматизации HR-процессов

Примечательно, что против автоматизации HR выступили 1% респондентов, отдать рекрутмент на аутсорсинг готовы также 1% опрошенных, сообщает calltouch.ru.

Этапы автоматизации

Автоматизация HR-процессов идет поэтапно:

  • Вначале процессы рекрутинга анализируются, проводится аудит: ставятся задачи, выявляются проблемы и потенциальные риски.
  • Разрабатывается техзадание.
  • Выбирается соответствующий софт.
  • Программное обеспечение устанавливается на ПК, запускается система по подбору кадров.
  • Настраиваются и корректируются все параметры.
  • Сотрудников компании учат работать в новой программе.

После того как все ступени пройдены, HR-сотрудники начинают упорядочивать поступающие резюме, удаляют кандидатов, не отвечающих условиям, и далее проводят личные беседы с утвержденными кандидатурами.

Разработчики HR-систем постоянно модернизируют приложения, поэтому в процессе эксплуатации придется регулярно обновлять HR-инструменты. Производители программ оказывают техническую поддержку и предлагают абонентское обслуживание.

Как выбрать подходящий софт

Отечественный IT-рынок предлагает два вида программного обеспечения для HR: софты для установки на десктопы и приложения для мобильных устройств. Каждая категория делится на профессиональное ПО, которое адресовано агентствам рекрутинга и широкопрофильное – для остальных пользователей.

Перед тем, как выбрать тот или иной софт, обратите внимание на ряд важных аспектов, к примеру, какие рутинные задачи решает программа, насколько сложно технически внедрить автоматизацию и т.д. Также важна стоимость выбранного софта.

Качественный HR-сервис предлагает следующий базовый функционал:

  • Программа проводит стандартные операции по подбору и поиску персонала (импортирование всех поступающих анкет в общий файл, распределение кандидатов по требуемым характеристикам, моментальный поиск и т.д.).
  • Выстраивает воронки рекрутинга, делает расчет конверсии, предоставляет аналитику.
  • Имеет большой ресурс для хранения всех собранных файлов.
  • Свои действия сотрудники координируют через единый центр.
  • Программа подстраивается под текущие рабочие процессы.
  • Софт интегрируется с тематическими приложениями, например, с платформами онлайн-рекрутинга (Superjob, HH.ru и другими).

Набор базовых опций у различных HR-приложений – схожий, отличия в деталях и цене.

Базовый функционал у HR-систем – схожий, отличия – в деталях и цене.

Обзор HR-систем

Рассмотрим несколько популярных систем автоматизации HR-процессов.

BambooHR

Платформа BambooHR.png
HR-система BambooHR

Американский HR-сервис имеет русскоязычную версию сайта. Более 10 лет оказывает услуги компаниям по всему миру. Программным обеспечением BambooHR пользуются > 27 тысяч клиентов, 89% из них – это представители малого и среднего бизнеса.

Особенности BambooHR:

  • Помимо сайта есть мобильное приложение – управлять персоналом можно в любое время из любой точки.
  • Сведения о сотрудниках хранятся в единой защищенной базе данных.
  • Мощные инструменты отчетности и редактирования помогают получать информацию быстро и просто.
  • Система находит талантливых сотрудников на рынке труда оперативнее конкурентов за счет современных инструментов отслеживания и коммуникаций.
  • Предоставляется подробная аналитика кадровой деятельности: от платежной и личной информации о сотрудниках до любых пользовательских данных.
  • Детальные отчеты создаются в несколько кликов.
  • Есть раздел FAQ (справочник часто задаваемых вопросов) для обучения новичков и другой функционал.

Предоставляется бесплатный тестовый период на 7 дней.

Hurma

Платформа Hurma.png
Платформа Hurma

Hurma содержит все необходимые опции для HR.

  • HR-дашборд. Информация о всех сотрудниках на одном экране. Чтобы кадровик мог видеть, кто из работников компании сейчас в отпуске, с кем из кандидатов назначена встреча, кто проходит испытательный срок и т.д. – не нужно поднимать кипу бумаг или писать в чаты. Достаточно открыть дашборд, где отражена вся информация о текущем статусе сотрудника.
  • Автоматизация учета отсутствия на работе (Absence Management). Инструмент проводит автоматический расчет и оформление отпусков, отгулов, больничных, командировок, учебных дней и т.д. Каждый работник может сделать запрос по своим дням отсутствия и немедленно получить ответ.
  • Создание сценариев HR-операций, которыми можно управлять в режиме полуавтомата. Например, при приеме сотрудника на работу или увольнении кадровику не нужно прописывать порядок действий. Весь алгоритм прописан в готовых шаблонах.
  • Мониторинг настроения. Система отслеживает настроение работников благодаря смайлам при входе в систему. Информация отражается в графике, по которому можно отследить общую тенденцию.
  • Собственные профили сотрудников с персональными данными, карьерным продвижением, результатами Performance Review (итоги работы за каждые полгода) и т.д.
  • Учет нормированной и сверхурочной работы (Time Tracking), начисление заработной платы, премий (Payroll).
  • Корпоративный календарь: даты дней рождений коллег, коллективные празднования, встречи, собрания и т.д.
  • Аналитика HR. Программа автоматически собирает в наглядные графики информацию по текучести кадров, гендерные и возрастные параметры, показатели рекрутмента и т.д.
  • Объединение с job-ресурсами (HH.ru, Rabota.ru, SuperJob.ru и др.).
  • Чат-бот в мессенджерах и другие функции.

Zoho People и Zoho Recruit

Система Zoho People.png
Платформа Zoho People

Оба продукта от одного разработчика. Zoho People – программа для учета сотрудников и формирования стандартных отчетов HR-специалиста. Среди преимуществ – система самообслуживания позволяет каждому работнику самостоятельно обрабатывать данные, есть учет зарплат, Time Tracking, HR-календарь и др.

Zoho Recruit – универсальный продукт для профессиональных рекрутинговых агентств.

Основные возможности системы:

  • создание и публикация объявлений о вакансиях;
  • размещение на сайтах-агрегаторах;
  • рассылка по email и SMS;
  • график встреч с претендентами;
  • наличие синтаксического анализатора текста, который извлекает из поступающих анкет необходимую информацию (трудовой опыт, возраст, пол, образование и т.п.) и вносит информацию в банк данных. При поиске рекрутер будет опираться на ключевые слова, по которым ему будет выдаваться список соискателей с требуемыми параметрами;
  • система импортирует данные о клиентах из CRM Zoho и др.

Sage HR

Система Sage HR.png
Система Sage HR

Клиенты Sage HR находятся в Великобритании, США, Канаде и более 40 странах мира. Система мультиязычная, есть версия на русском языке.

Основной функционал сервиса:

  • Автоматическое обновление табелей с информацией о переработках и быстрый доступ к данным.
  • Оперативное, в несколько кликов, введение новых сотрудников в должность.
  • Планирование смен в едином файле, работники компании могут сами вносить уведомления о своей занятости.
  • Мгновенные HR-отчеты.
  • Управление нерабочим временем и утверждение заявок на отгулы, отпуска, командировки, больничные через мобильное приложение, отчеты автоматически отправляются в бухгалтерию.
  • Интеграция с приложениями и другие опции.

Бесплатный тестовый период – 30 дней. Ежемесячная плата за каждого активного сотрудника – 4,5 доллара.

PeopleForce

HR-сервис PeopleForce
HR-сервис PeopleForce

Сервис PeopleForce ориентирован на предприятия IT-сферы, с учетом работы на аутсорсе.

Программа предлагает несколько модулей:

  • PeopleHR – это единый ресурс управления персоналом. Включает информационную систему HRIS с базой знаний, размещенной в общем облачном хранилище. Работники фирмы могут входить в систему из любой точки мира, получать аналитику и отчетность, коммуницировать, делать заявки, здесь же проводится онбординг (наем) персонала, открыт корпоративный календарь и т.д.
  • PeopleRecruit – автоматизированный поиск претендентов на вакансии, система проводит скрининг-тесты как общие для всех соискателей, так и индивидуальные под конкретную вакансию, исходя из полученных результатов и резюме составляются рейтинги кандидатов. Модуль интегрирован с job-порталами и др.
  • PeoplePerform – модуль для отслеживания эффективности работы сотрудников: контроль над KPI, единая система OKR (определение целей и отслеживание результатов) для всей компании, Performance Review -оценка работы сотрудника по циклам (90% (самооценка), 180% (оценка руководства) и 360% (оценка коллег и подчиненных), аналитика и управление встречами 1:1 (сотрудника с руководством).
  • PeoplePulse – систематические опросы-мониторинги состояния сотрудников, понимания их вовлеченности в процессы компании, удовлетворенности происходящим.
  • PeopleDesk – для выстраивания оперативной коммуникации и решения текущих технических, организационных и других профессиональных вопросов.
  • PeopleTime – модуль для контроля за временными ресурсами, затраченными на тот или иной проект, отслеживания занятости сотрудников и получения отчетов по данным параметрам.

Цена зависит от количества и категории модуля. Пакетное предложение обойдется дешевле. Ежемесячный платеж – от 75 $.

KinHR

Платформа KinHR.png
KinHR

Система KinHR использует ПО People By Wagepoint. Какие возможности предоставляет данный софт:

  • Упорядочение и централизация данных о сотрудниках – полный каталог персонала с сортировкой по локации, командам и должностям, HR-календарь (выходные, праздники, дни рождения сотрудников, корпоративные мероприятия и т.д.), отслеживание дней отсутствия работников (отгулы, отпуска и т.д.)
  • Быстрая цифровизация и распространение документов с доступностью 24/7, сбор электронных подписей, классификация файлов по назначению (документы для налоговой, трудовые договоры, приказы руководства и т.п.).
  • Продуманная адаптация сотрудников на локальных и удаленных рабочих местах.
  • Повышение вовлеченности сотрудников в бизнес-процессы (проведение опросов, сбор отзывов, отслеживание профессионального роста специалистов, обсуждение с руководством мотиваций и целей и т.д.).
  • Отслеживание нерабочего времени (отгулы, отпуска), легкий доступ сотрудников к заявкам на отдых, отчетам и балансам. HR-календарь (с описание выходных, списком отсутствующих, указанием причин), интеграция календаря с Google-календарь и Slack (корпоративный мессенджер).

Цены на услуги KinHR зависят от тарифа, начинаются от 3 $ в месяц за пользователя. Для предприятий со штатом более 150 сотрудников – стоимость уточняется отдельно.

Онлайн-сервисы для рекрутинга

Программные продукты для рекрутинга можно устанавливать как на десктопные, так и мобильные устройства. Сервисы, разработанные для ПК, обычно дороже по тарифам, их можно устанавливать не только на компьютеры, но и мобильные устройства. Мобильные онлайн-сервисы дешевле, можно одновременно использовать несколько программ, но они недостаточно эффективны для компаний с большим количеством персонала.

E-Staff

Платформа E-Staff.png
Платформа E-Staff

Программа E-Staff обеспечивает комплексный подход для автоподбора кадров. Система полного цикла автоматизирует большинство рутинных операций рекрутмента. Предназначена для кадровых служб предприятий и HR-агентств. Устанавливать систему можно в облаке E-Staff (входит техническая поддержка, использование интернет-модуля и мобильного приложения) и на сервере клиента (предоставляется бессрочная лицензия на ПО, техподдержка в течение года). Тарифы зависят от местоположения сервиса: в облаке – от 15 т.р. за одного рекрутера в год, в сервере клиента – от 16 тысяч рублей за одно рабочее место.

Особенности E-Staff:

  • Работа на любом устройстве.
  • Открытая система интегрирована с большим числом стороннего ПО.
  • Доступный функционал системы закрывает 100% задач рекрутмента.
  • Мощности программы позволяют работать с большими объемами данных (миллионы резюме и любые коммуникации).
  • Шаблоны и конструктор отчетов выдают максимум аналитики.

Experium

Платформа Experium.png
Платформа Experium

HR-система Experium предлагает три типа модулей рекрутмента: подбор персонала, подбор выпускников, автоматизированный массовый подбор.

Подбор персонала идет по пяти направлениям:

  1. Точечный рекрутмент руководителей верхнего и среднего звена.
  2. Типовой подбор работников на средние и низкие позиции.
  3. Массовый подбор на однотипные линейные позиции.
  4. Предварительный отбор претендентов на будущие рабочие места.
  5. Слепые резюме (со скрытой идентификацией претендента) для агентств по подбору кадров. В таких резюме убираются все данные о кандидате, которые могут повлиять на выбор работодателя: пол, возраст, конкретные места работы, можно видеть только стаж, навыки и мотивацию.

Основные возможности Experium:

  • Парсинг (извлечение) резюме из любых источников (текстовые документы различного формата, профили в соцсетях, анкеты на job-сайтах, из электронной почты и таблиц). Все резюме автоматически разбираются и создаются карточки соискателей, заполненные по 38 пунктам.
  • Интерактивная поисковая система, которая осуществляет сложно-комбинированный поиск по 200 параметрам (люди, вакансии, события, документы, компании, объявления).
  • Конструктор отчетов применяет для аналитики более 400 параметров.
  • Встроенные переговорные комнаты и календарь.
  • Работа над вакансиями проходит по полному циклу.
  • Роботизированный поиск по сайтам, обзвон и отсев кандидатов.
  • Наличие мобильного приложения.
  • Автоматическая обработка откликов и многое другое.

Онлайн-приложения рекрутмента

Сегодня IT-рынок предлагает множество онлайн-приложений для автоматизации HR по рекрутменту: Proaction, GoRecruit, Keppteam, Potok, Skillaz, HuntFlow и другие. Основной функционал, который предлагают онлайн-сервисы, схож. Чтобы подробно узнать о работе той или иной системы, зайдите на ресурс. У каждого продукта есть демоверсия.

Для получения максимального эффекта от автоматизации HR-процессов понадобится не меньше года.

Вывод

Если говорить о краткосрочном эффекте от автоматизации HR-процессов, то он будет виден сразу:

  • Скорость обработки заявок отделом кадров возрастет, так как HR-специалистам не нужно тратить время на заполнение многочисленных документов и указов – все оформляется системой в автоматическом режиме.
  • Рекрутеры будут оперативнее закрывать вакансии.
  • Новые сотрудники быстрее войдут в рабочий процесс.
  • Не нужно тратить бюджет на привлечение сторонних HR-агентств.
  • Между отделами более продуктивно выстроятся коммуникации.
  • У руководителя появится доступ к аналитике по персоналу, что позволит более эффективно выстраивать работу каждого сотрудника и всей компании в целом.

Надо понимать, что для полного освоения IT-продукта понадобится время. Получить максимальный эффект от автоматизации HR можно через год-два. Чтобы ускорить процесс внедрения – предварительно изучите существующие предложения, выберите подходящий вариант, протестируйте и только потом принимайте решение об установке HR-системы.

Если вам сложно самостоятельно определиться, обратитесь за консультацией к профессионалам. В агентстве «Цифровой Элемент» помогут выбрать наиболее эффективный для вашей компании HR-сервис.


Мне не нравится
Россия, Челябинская область, Челябинск, ул. Энтузиастов, 2, оф. 200 Телефон: +7 (351) 220-45-35

Читайте в нашем блоге

Все статьи
Обзор ключевых инструментов digital-маркетинга

Обзор ключевых инструментов digital-маркетинга

В digital-маркетинге существует множество инструментов, которые помогают специалистам достигать своей целевой аудитории. Давайте рассмотрим как...

29.03.2024
142
Что будет, если не продлить лицензию Битрикс24?

Что будет, если не продлить лицензию Битрикс24?

Битрикс24 – это платформа, которая помогает организовать и автоматизировать бизнес-процессы компании, обеспечивая удобство использ...

04.03.2024
236
Как настроить редирект через .htaccess

Как настроить редирект через .htaccess

Редирект можно настроить разными способами: в панели управления хостингом, через код HTML, через PHP, с помощью web.config, через .htaccess, а ...

04.03.2024
190
Как восстановить доступ в панель администрирования сайта на 1С-Битрикс?

Как восстановить доступ в панель администрирования сайта на 1С-Битрикс?

Через панель администратора сайта на 1С-Битрикс можно управлять настройками сайта, менять контент и так далее. Также там можно заводить новых п...

21.12.2023
869
Как создать аккаунт разработчика в App Store, Google Play, AppGallery

Как создать аккаунт разработчика в App Store, Google Play, AppGallery

Перед тем, как опубликовать мобильное приложение в сторе, нужно зарегистрировать аккаунт разработчика. Мы поддерживаем клиента на протяжении вс...

08.12.2023
2200
Файлы-куки: как правильно информировать пользователей и избежать штрафов

Файлы-куки: как правильно информировать пользователей и избежать штрафов

Веб-аналитика и маркетинг сегодня немыслимы без использования куки-файлов (cookies) - небольших фрагменты данных, которые веб-сайты сохраняют в...

06.12.2023
536
Безопасность сайта: поиск вирусов и троянов

Безопасность сайта: поиск вирусов и троянов

Сегодня атаки злоумышленников и вредоносные программы стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни, а обеспечение безопасности данных и п...

20.11.2023
861
«Цифровой Элемент» принял участие в Русском Экономическом Форуме

«Цифровой Элемент» принял участие в Русском Экономическом Форуме

Форум посвящен масштабным вопросам развития суверенной экономики России в XXI веке. Среди основных тем: импортозамещение, технологическое разви...

13.11.2023
393