Форматы сотрудничества с клиентами

Специфика каждого проекта требует определенной модели управления. В этой статье расскажем о самых популярных в IT форматах сотрудничества.

Fixed Price

Модель управления с фиксированной стоимостью часа, строго в рамках ТЗ. Соблюдение сроков и выделенного бюджета – приоритетные показатели.

Подход работает для небольших проектов в рамках 1 месяца: одностраничных сайтов или определенных задач. 

Достоинства подхода – четкие сроки и бюджет. Есть и минусы:

• долгое согласование документов на старте работ.
• жесткие условия. Все доработки, не согласованные перед началом работ, попадают под допсоглашение и оплачиваются отдельно. 
• вероятность переплаты. При оценке бюджета в него закладываются финансовые риски, что увеличивает стоимость проекта.
• нет возможности управлять приоритетами.
• непрозрачность работы, у подрядчика недостаточно пространства для маневров.

Time & Materials

Заказчик платит за время, потраченное на реализацию проекта и использованные материалы. Такой формат позволяет подрядчику управлять приоритетами, предлагать новые идеи и механики по ходу работы.

Подойдет для проектов длительностью до 3-х месяцев:

• для стартапов — инновационных сервисов и инструментов;
• для сайтов с обширным и постоянно обновляющимся функционалом;
• для систем автоматизации и оптимизации бизнес-процессов: личных кабинетов, интранет-порталов. 

Плюсы:

• Гибкость. Работа делится на короткие отрезки и ведет к тестовой версии продукта под названием «MVP» (Minimal Viable Product» – англ. минимально жизнеспособный продукт). Все функции проверяются, их всегда можно добавить или убрать.
• Оплата по факту выполненных работ. Клиенты платят почасовую ставку, оговоренную с самого начала. 
• Прозрачность работы. Регулярные отчеты от подрядчика позволяют клиентам отслеживать процесс и принимать участие в работе над проектом.
• Старт работ с минимальным бюджетом.
• Быстрое согласование ТЗ.

Минусы:

• Трудно рассчитать итоговый бюджет и точные сроки выполнения.
• Нет выделенной команды под проект.

Retainer

Сотрудничество с заказчиком на постоянной основе с помесячной оплатой. Оптимальный выбор для масштабных проектов со сложными задачами, для решения которых выделяется команда специалистов, которые сделают все возможное для идеального конечного результата.

Выгоды подхода для бизнеса:

• Глубинное понимание бренда, компании и отрасли заказчика;
• Возможность создания долгосрочных отношений на доверии;
• Приоритетное внимание при необходимости;
• Оптимальное соотношение цены и качества. Более низкая часовая ставка;
• Нет внезапных или единовременных затрат. Легче планировать бюджет;
• Стремление к возврату инвестиций бизнеса в маркетинг.

Retainer один из самых выгодных форматов – и для заказчика, и для исполнителя. Клиент может вносить сколько угодно правок без волокиты с документами, а подрядчик, помимо стабильной оплаты, получает больше свободы в плане гибкости и контроля.

Этот формат подойдет:

• для проектов на сопровождении;
• для масштабных сервисов, работа над которым не прекращается и после релиза;
• когда на старте работ нет четких представлений о конечном результате;
• когда продукт требует непрерывного развития и доработок.

Подход на основе retainer-модели активно используется на Западе. В нашей стране она только начинает получать признание. Заказчик, привыкший работать по Fixed Price, настороженно относится к другим форматам сотрудничества. Впрочем, всегда можно перейти с неудобного формата на более комфортный, если это поможет решить поставленные задачи лучше и быстрее.

Как внедрить Retainer в проект

1. Прогнозируйте

Определите, сколько времени и ресурсов уйдет на решение задачи клиента. Сделайте прогноз на несколько месяцев вперед. Это поможет держать заданную на старте планку и соотнести реальные объемы работы для команды.

2. Объясняйте

Клиенты часто не понимают, за что именно они платят. Расскажите заказчику, как именно вы собираетесь достичь поставленной цели. Представьте им понятную стратегию, заранее проработайте детали. Сосредоточьтесь на том, как заказчик может интерпретировать результаты работы. Определите понятные для него KPI: как ваши услуги приумножают прибыль компании.

3. Определите объем работы

Retainer-модель подразумевает разделение месячного плана работ на спринты. Их можно сделать еще детальнее, разбив на определенные этапы и задачи. Так будет легче вносить изменения в работу при необходимости, а заказчик и команда будут понимать, какие методы используются для решения задач на каждом этапе.

4. Распределяйте ресурсы оптимально

Подбирайте команду исходя из компетенции и загруженности специалистов. В зависимости от конкретных задач, некоторых из них можно заменить, однако ядро команды должно быть постоянным. Это обеспечит качественный результат, который удовлетворит ожидания заказчика. 

5. Используйте тайм-менеджмент

Фиксирование рабочих часов убережет команду от нерациональных затрат рабочего времени и поможет отследить прогресс в работе. При внедрении инструмента отслеживания времени не рекомендуется использовать подход «пирамиды». Каждый член команды должен осознавать важность фиксации рабочих часов. Обозначьте роль сотрудника в общем деле – так переход к новой системе пройдет мягче. Покажите, что фиксированные рабочие часы помогут сотрудникам уделять больше времени личной жизни.

Как рассчитать оплату в Retainer

1. Используйте почасовые ставки

Определите стоимость с учетом временных обязательств, зарплаты вовлеченных сотрудников в команде, дополнительные расходы и желаемую норму прибыли. Так вы построите почасовые ставки, которые станут гонораром за вашу работу.

2. Составляйте детальный договор

Контракт на оказание услуг должен указывать фиксированный объем работы и четко обрисованные ожидания заказчика.

3. Сделайте временной буфер

Выделите несколько дополнительных часов для ответов на вопросы и обучение персонала заказчика.

4. Установите систему отчетов и этапы повторной оценки

Это сделает взаимодействие с заказчиком прозрачным и откроет возможности для диалога о том, что уже работает, а что еще можно улучшить. 

Вывод

Методику ведения проекта определяют задачи клиента. Например, специалисты «Цифрового Элемента» подбирают оптимальный формат сотрудничества после консультации с заказчиком. С крупными, сложными проектами работа ведется по модели Retainer – у компании есть необходимые компетенции и ресурсы, чтобы выделить команду для полной реализации и поддержки продукта.