Как пригласить сотрудника в Битрикс

Задача корпоративного портала Битрикс24 – выстраивать и координировать внутренние/внешние бизнес-процессы и коммуникации в компании. К работе над текущими и стартовыми проектами часто привлекают новых сотрудников, партнеров, внешних специалистов. Важно, чтобы кадровое подключение к цифровой платформе проходило в оперативном порядке и с разграничением доступа. Как добавить сотрудника в Битрикс правильно – расскажем сейчас.

Подключение пользователей к корпоративной платформе Битрикс24 – простая опция, которую можно провести самостоятельно. По бесплатному тарифу доступно неограниченное количество приглашенных. Первое, что нужно сделать – в верхнем правом углу меню нажать значок «Пригласить» и выбрать категорию приглашенного: это могут быть сотрудники компании или экстранет-участники (внешние пользователи).

Обычно подключением новых пользователей занимается администратор сайта, но при необходимости это могут делать сотрудники компании. Для этого в левом меню зайдите в раздел «Настройки» и активируйте опцию «Разрешить всем приглашать пользователей на портал».

Есть несколько вариантов, как добавить сотрудника в Битрикс24.

Вариант № 1. Пригласить по ссылке

Это самый простой способ. В разделе «Приглашение» в левом меню выбираете опцию «Приглашение по ссылке». Система автоматически генерирует ссылку на регистрацию. Скопируйте ее и вышлите пользователю в доступный мессенджер. Он перейдет по ссылке, самостоятельно зарегистрируется и сможет приступить к работе в системе. Для регистрации можно использовать любые контактные данные: почту, телефон, аккаунты в соцсетях, мессенджерах, поисковых системах.

Для сохранения конфиденциальности и большей безопасности можно сделать регистрацию закрытой. Поставьте галочку в строке «Запрашивать разрешение администратора на вход». Теперь подключение к системе новых пользователей, которых пригласили сотрудники компании, будет контролировать администратор.

Вариант № 2. Пригласить по e-mail и номеру телефона

Здесь приглашающий должен ввести не только телефон или адрес электронной почты, но указать имя и фамилию гостя. Затем нажать кнопку «Пригласить».

Данные новых участников отобразятся в списке приглашенных сотрудников.

По указанным адресам пользователям придут ссылки на регистрацию.

Таким образом можно подключить множество новых сотрудников, но если вам требуется массовое приглашение (более 5 пользователей), то лучше использовать менее трудозатратный способ.

Вариант № 3. Массовое приглашение

Здесь не надо указывать всех приглашенных пользователей поименно, достаточно ввести в текстовое окно номера телефонов или e-mail через запятую.

Все претенденты получат на указанные адреса ссылки для регистрации на портале. Им нужно будет самостоятельно указать личные данные (имя и фамилию).

Вариант № 4. Добавление в отдел или группу

Вариант, который позволяет прикреплять нового сотрудника сразу к отделу или группе, где он будет работать. Например, компания наняла новых специалистов: бухгалтера, маркетолога и копирайтера. Чтобы не вносить их в общий список, а потом рассортировывать, можно сразу пригласить сотрудников в нужное подразделение. Им не надо вводить информацию о себе, за них это сделает приглашающая сторона. Ниже показан алгоритм, как добавить сотрудника в Битрикс, в группу или отдел.

Откройте раздел «С привязкой к отделу и группе».

Нажмите кнопку «Добавить», в появившемся окне выберите подразделение, куда вы хотите включить нового сотрудника, внесите его адрес и личные данные.

После того, как вы распределите сотрудников, необходимо отправить им приглашения. Для этого нажмите кнопку «Пригласить». После подтверждения пользователи будут привязаны к нужному отделу.

Вариант № 5. Регистрация сотрудника

Как добавить сотрудника в Битрикс сразу через регистрацию? В разделе «Приглашение» откройте в левом меню строку «Зарегистрировать». Укажите данные пользователя: имя и фамилию, e-mail, должность и нажмите кнопку «Пригласить». Такая привязка к определенной группе ограничивает доступ нового сотрудника к внутренней информации других отделов. 

Как принять приглашение в Битрикс сотруднику. На электронный адрес, указанный при регистрации, ему придет приглашение. Пользователь должен перейти по ссылке, придумать пароль – и может приступать к работе.

Если вы хотите, чтобы новый пользователь сразу попал в список сотрудников компании, без перехода на страницу «Приглашенные», то активируйте функцию «Без подтверждения».

Вариант № 6. Приглашение экстранет-пользователей

В работе над проектами периодически требуется приглашение внешних участников, так называемых экстранет-пользователей: партнеров, поставщиков или клиентов компании. Внешние пользователи могут совместно с сотрудниками компании работать над общими документами, планировать действия в календаре, обсуждать текущие вопросы в чате группы и т.д. У данной категории ограниченный доступ к системе: они не могут видеть инсайдерскую информацию компании (CRM, задачи предприятия и др.), доступ ограничен рамками рабочей группы, с которой они взаимодействуют.  

Пригласить экстранет-пользователя к работе в Битрикс24 можно без добавления в сотрудники. В разделе «Приглашение» выберите в меню строку «Экстранет-пользователь», далее укажите группу, с которой будет  взаимодействовать внешний участник, внесите его данные (имя, фамилию) и координаты (телефон или электронную почту).

Также внешнего пользователя можно пригласить напрямую из группы: зайдите в раздел «Действия», выберите опцию «Пригласить в группу». В открывшемся окне впишите e-mail экстранет-пользователя. Если их несколько, то адреса пишутся через запятую. По указанным координатам будут разосланы приглашения в Битрикс24.

Вариант № 7. Приглашение интегратора

Интеграторы помогают настраивать опции CRM-системы под требования заказчика.  Битрикс24 имеет множество инструментов для организации бизнеса, но иногда требуется корректировать базовые настройки под специфику конкретной компании. В таких случаях приглашаются CRM-интеграторы. 

Как пригласить в Битрикс сотрудника-интегратора? Если вы ищете интегратора самостоятельно, и у вас уже есть на примете специалист, то запросите у него электронный адрес. Затем в разделе «Приглашение» выберите в левом меню строку «Пригласить интегратора», внесите его e-mail и нажмите кнопку «Пригласить». Войти в систему приглашенный сотрудник может только после дополнительной проверки администратором системы –  интегратор должен быть из числа партнеров Битрикс. 

Если вы не знаете, где искать интегратора – обратитесь к разработчику платформы, вам подберут подходящих специалистов. Сегодня с Битрикс работает более 14 тысяч сертифицированных команд по всей стране. Сотрудники-интеграторы проведут настройки CRM, документооборот, линии коммуникации, телефонию и т.д. с учетом потребностей заказчика.

Интегратор, в отличие от обычных приглашенных пользователей, имеет особые права:

• Пригласить данного специалиста можно только в облачный тариф Битрикса;
• Он обязательно должен пройти двухфакторную авторизацию;
• Интегратор может приглашать и увольнять сотрудников (кроме администраторов Битрикс24);
• На платформе могут работать не более 10 активных интеграторов;
• Приглашенные CRM-интеграторы должны принадлежать одному партнерскому аккаунту.

Вывод

Алгоритм приглашения новых сотрудников и внешних пользователей в Битрикс24 – простой и удобный. Система предлагает альтернативные варианты подключения: с помощью ссылки, e-mail или телефона, прямой регистрации. Можно выбрать наиболее подходящий способ. Если приглашенных пользователей больше пяти человек, то оформляется массовая рассылка приглашений. Также для экономии времени можно пригласить сотрудника сразу в конкретный отдел или рабочую группу. Для работы с экстранет-пользователями (партнеры, клиенты, поставщики) система предлагает аналогичные варианты подключения, но с ограниченным доступом к внутренней информации компании. CRM-интеграторы приглашаются на особых условиях и это могут быть только сертифицированные партнеры Битрикс24. 

Если вам необходимо подключить и скорректировать настройки Битрикс24 под ваш бизнес – обращайтесь в агентство «Цифровой Элемент». Мы являемся сертифицированным партнером компании «Битрикс». Консультируем по всем аспектам работы CRM-системы Битрикс24 и предлагаем услуги квалифицированных интеграторов.