Разрабатываем маркетплейс закупок: алгоритм согласования заявок на закупку у поставщиков

Оглавление

Как упростить процесс согласования и передачи заявок на закупку товаров у поставщиков? Что надо учитывать при формировании заказов на внутреннем маркетплейсе закупок и кому доверить выполнение данной задачи? В нашей статье мы расскажем об основных этапах работы и рассмотрим общие принципы планирования закупок для корпоративных торговых онлайн-площадок.

Что такое внутренний маркетплейс

Внутренний маркетплейс закупок – это e-commerce платформа, интегрированная с инфраструктурой предприятия.

В роли покупателей выступают сотрудники компании, которые могут заказывать ТМЦ (например, инструменты, детали и пр.) со своего рабочего места, минуя долгие процессы согласования закупок. Внутренний маркетплейс – это эффективное решение для среднего и крупного бизнеса, идущего по пути цифровой трансформации и сокращению издержек.

Принцип работы внутреннего маркетплейса закупок очень похож на функционал обычного интернет-магазина. Основное отличие – это процесс согласования и передачи заявок на закупку задействованы несколько участников: например, рабочий, которому нужны шурупы; начальник цеха, который согласовывает заявку; ответственный специалист отдела снабжения, руководство компании, поставщики. Главная задача внутреннего маркетплейса закупок – разграничить права субъектов и выстроить между ними оптимальные взаимоотношения, чтобы процесс закупа проходил быстро и эффективно.

Главная задача внутреннего маркетплейса – разграничить права участников и выстроить между ними оптимальные взаимоотношения.

Какие проблемы решает внутренний маркетплейс

Компания, которая решила разработать электронный магазин для внутреннего пользования, решает множество проблем:

• Отсутствует бумажный документооборот. Оформление заказов происходит в электронном формате, поэтому работникам не нужно тратить время и силы на заполнение бумаг. Исключается риск потери документа.
• Снижается уровень ошибок. Автоматизированная система минимизирует влияние человеческого фактора.
• Увеличивается скорость согласования заявок внутри компании. Сотруднику не нужно ждать, когда документ «пройдет» все кабинеты: от отдела закупок до директора компании – платформа связывает разрозненные каналы коммуникаций (заказчика, исполнителей на местах, руководство компании и внешних подрядчиков) в единую систему. Все действия по передаче и согласованию заявок совершаются с помощью одной кнопки в режиме реального времени.
• Заказчик может отслеживать состояния заказа. После того, как товар положен в корзину, работник может видеть статус заказа – утвержден ли он, и когда будет доставлен.
• Решается проблема превышения запланированного бюджета на закупки. Каждый сотрудник имеет право заказывать товары на фиксированную сумму в течение обозначенного периода, например, одного календарного месяца или квартала. Если денежный лимит превышен, то заказчик получает оповещение и система блокирует добавление товара в корзину.
• Улучшается качество взаимодействия с поставщиками. Интеграция подрядчиков в систему внутреннего маркетплейса позволяет предприятию моментально оценивать наличие нужных товаров у поставщиков, сравнивать стоимость и выбирать наиболее выгодные предложения.

Но чтобы эти пункты сработали на 100 процентов, компания должна планово подходить к обеспечению предприятия необходимой продукцией. Поэтому прежде, чем говорить об алгоритмах согласования заявок на закупку у поставщиков, рассмотрим основные этапы планирования. Что включает в себя данный процесс и почему это важно?

Компания, которая решила разработать внутренний маркетплейс, решает множество проблем.

Планирование закупок для маркетплейса

Одна из ключевых задач любого магазина – вовремя и в нужных количествах обеспечивать площадку необходимым товаром для бесперебойной работы. Процесс планирования включает множество опций: прогнозирование спроса, расчет объемов закупаемой продукции с учетом страхового запаса, контроль остатков и т.д.

Внутренний маркетплейс – не исключение – он функционирует по тем же законам. Чтобы в процессе работы не возникали авральные ситуации, когда в самый ответственный момент обнаруживается, что закончились нужные для работы материалы, грамотно планируйте закупки для маркетплейса.

Что необходимо учитывать:

• реальный спрос;
• страховой запас;
• наличие остатков;
• работу поставщиков;
• ситуацию на рынке;
• финансовые расходы.

Ниже рассмотрим подробнее основные этапы планирования закупок для маркетплейса.

Прогнозирование спроса и страхового запаса

Начинайте процесс планирования с изучения спроса – какой товар, в каких количествах необходим структурам предприятия для безостановочной работы. Прогнозируя объемы закупок заранее учитывайте возможные риски, например, сбои в работе поставщиков, процент брака, поэтому приобретайте товар с запасом.

При формировании основных закупок для маркетплейса и страхового запаса важно соблюдать баланс, чтобы не допустить перегруженности складов и замораживания денежных активов или создания дефицита.

Учитывайте реальные потребности работников предприятия. Например, у специалистов высокой квалификации скорость и качество изготовления или сборки продукции выше, чем у менее квалифицированных работников или стажеров, которые медленнее работают и чаще допускают ошибки в работе. Соответственно, расход материалов у них будет разным, и это надо принимать к сведению.

Учитывайте дополнительные факторы. Планируя объемы закупаемой продукции принимайте во внимание факторы, которые могут повлиять на спрос производимого вами продукта: сезонность, если вы изготавливаете сезонный товар, экономическую ситуацию на рынке, работу конкурентов.

Контроль остатков

Важная опция в плановом подходе к закупкам для маркетплейса – регулярный контроль остатков. Для стабильного снабжения предприятия необходимыми товарами надо иметь четкое представление – какие позиции и в каких количествах есть на складах компании. Отслеживать остатки можно вручную, но лучше использовать специальные программы, которые в автоматизированном режиме управляют закупками для маркетплейса, проводят товарный и складской учет.

Планируя закупки для внутреннего маркетплейса, учитывайте реальный спрос, делайте страховой запас, контролируйте остатки.

Формирование заказов

После того, как был составлен план закупок, приступайте к формированию заказов.

Процесс формирования, по аналогии с планированием, можно проводить вручную или с помощью автоматизированных программ. Ручной метод позволяет оперативно реагировать на изменения, но это трудозатратный процесс и возрастает риск ошибок. Поэтому предприятия чаще работают с автозаказами.

Автоматизация

Преимущества автоматизированной системы формирования заказа:

• минимизация ошибок в оформлении;
• отсутствие личных предпочтений и субъективных оценок заявителей;
• снижение трудозатрат;
• контроль над финансовыми расходами;
• получение подробной отчетности о движении и списании продукта;
• стабильное наличие товаров в ассортименте и др.

Электронные товароучетные системы создают заказы для поставщиков, отслеживают количество поступившего на склад товара и многое другое. Если предварительно задан минимальный уровень остатков, то при его достижении программа автоматически формирует заявку на закупку.

Корректировка информации об остатках

Прежде чем формировать заказ для поставщика – удостоверьтесь, что данные об остатках корректны и отвечают реальному состоянию. В остатках не должно быть списанной продукции, которую нельзя пустить в работу (бракованные товары или с истекшим сроком годности и т.д.). Если предварительно не провести «инвентаризацию» складских остатков, то система будет учитывать их как полноценный товар и данные по заказу будут искажены.

Когда заказывать?

Чтобы рассчитать время заказа надо ориентироваться, в первую очередь, на график поставок. Составьте календарный план закупок, предварительно согласуйте его с поставщиками. Самые востребованные позиции можно заказывать еженедельно, раз в месяц или по мере необходимости.

Некоторые поставщики не готовы поставлять малые партии товаров, другие, наоборот, более лояльны в этом вопросе и для них не представляет труда изготовить и доставить минимальную партию. Обязательно учитывайте это при выборе подрядчиков.

Согласование заявок на закупку

Пользователи маркетплейса подразделяются на внутренних и внешних пользователей. (поставщиков). У них отдельные личные кабинеты на онлайн-платформе и разные функциональные возможности. Прежде, чем заявка на закупку товара поступит к поставщику, она должна быть согласована внутри компании. Процесс согласования идет по нескольким направлениям, в нем участвуют сотрудники компании с разграниченными правами.

• Младший пользователь, или автор заявки (работник цеха), который может подать заявку (положить товар в корзину).
• Старший пользователь (руководитель цеха, отдела, подразделения). В его обязанности входит согласование заявок подчиненных сотрудников.
• Материально ответственное лицо, которое обладает расширенными правами и может самостоятельно формировать заказы, например, сотрудник отдела снабжения/закупок. Заявки от данной категории заказчиков система утверждает автоматически. Представители этой категории заявителей отличаются от старших пользователей тем, что не могут утверждать заявки младших заявителей.
• Приемщики товара. Для получения заказов выделяют отдельную категорию участников процесса закупки – приемщики товара. Они отвечают за получение и доставку заказа на место, указанное при оформлении заявки: в цех/отдел/участок.
• Аудитор. Проверяет бухгалтерскую отчетность и деятельность компании в процессе закупок для маркетплейса.

Системы планирования закупок

Рассчитать оптимальные объемы закупок помогут специальные программы для планирования и управления ресурсами предприятия. Автоматизированные системы координируют все бизнес-процессы, обеспечивая балансировку и оптимизацию ресурсов компании: финансовых, кадровых, производственных и т.д. Программ для организации процесса закупок для маркетплейса – множество.

Digital-агентство «Цифровой элемент», например, при разработке маркетплейса внутреннего пользования интегрирует продукт с современными внешними корпоративными и информационными системами. Такая полновесная интеграция с внешними сервисами повышает эффективность закупок и оперативность работы внутреннего маркетплейса. Рассмотрим подробнее назначение внешних систем.

Корпоративные системы и их функционал:

• Active Directory (служба каталогов разработана Microsoft для ОС Windows) – управление учетными данными в рамках контура;
• НСИ (Нормативно-справочная информация) – приложение для упорядочения справочников между всеми системами производства чаще всего реализуется на базе ERP;
• ERP (1С, SAP и др.) – интеграция с учетными и производственными системами;
• СЭД (1С:Документооборот, СБИС, Диадок) – сквозной обмен электронными юридическими документами внутри компании.

Информационные сервисы и их функционал:

• ЕИС (Единая информационная система в сфере госзакупок) – размещение заявок и работа с базой поставщиков;
• ЭТП (Электронная торговая площадка) – работа с коммерческими площадками такими, как Сбербанк АСТ, B2B, «Фабрикант»;
• Фокус.Контур, СПАРК, СБИС– проверка надежности контрагентов.

Полновесная интеграция внутреннего маркетплейса с внешними системами повышает эффективность работы онлайн-магазина.

Вывод

Алгоритмы согласования заявок на закупку у поставщиков для внутреннего маркетплейса схожи в различных компаниях, с небольшими нюансами.

Есть непосредственные заказчики (авторы заявок) и те, кто согласовывает заказ (руководители подразделений). Также провести заказ могут материально ответственные лица (работники отдела снабжения, например). В цепочку закупок для маркетплейса отдельно включены приемщики товаров, их задача – получение и доставка заказанной продукции автору заявки. К работе внутреннего онлайн-магазина подключают аудиторов, которые контролируют бухгалтерскую отчетность в процессе закупок.

Автоматизированный процесс согласования заявок для маркетплейса избавляет предприятие от бумажного документооборота, что значительно сокращает время утверждения закупок. Если раньше на это затрачивалось от четырех дней до двух недель, то с созданием внутреннего маркетплейса процесс одобрения и формирования заказа проходит за несколько часов.

Еще одно преимущество автоматизированного согласования заявок на закупку – пользователь видит имеющееся у поставщика количество нужных товаров и может оперативно добрать недостающее число у других подрядчиков. Также данная система исключает отказы из-за превышения бюджета: автор заявки в режиме реального времени видит – превысил он лимиты или нет. Если превысил, то заявитель просто не сможет положить товар в корзину.

Создание внутреннего маркетплейса – оптимальное решение для предприятий крупного и среднего бизнеса. Автоматизированная система управления закупками экономит время при заказе товаров, улучшает условия обеспечения сотрудников нужными материалами и оптимизирует взаимодействие с поставщиками.

Digital-агентство «Цифровой элемент» разработает внутренний маркетплейс с учетом производственных нужд предприятия. Мы создали системы управления закупками (SRM) для более 40 заводов, наладили работу с крупнейшими российскими поставщиками. Предоставляем бесплатную консультацию.

Разработка маркетплейса

Заказать услугу