База знаний в Битрикс24: как создать и использовать для повышения эффективности работы

Оглавление

База знаний в Битрикс24 – это цифровой справочник, который объединяет всю ключевую информацию для сотрудников: регламенты, инструкции, шаблоны отчетов, рекомендации по работе и контактные данные. Этот инструмент особенно полезен компаниям с удаленными сотрудниками или быстрым ростом штата, где важно минимизировать время на обучение и сохранить знания внутри коллектива.

Для чего нужна база знаний?

Основная задача базы знаний – сделать информацию доступной для всех сотрудников в один клик. Это упрощает адаптацию новых сотрудников, помогает в повседневной работе и снижает риск ошибок из-за недостатка информации. Например, можно создать раздел с инструкциями для новичков: как оформлять задачи, кому задавать вопросы, какие программы использовать. Это ускоряет обучение и позволяет сотрудникам быстрее включиться в рабочий процесс.

Кроме того, база знаний помогает сохранить опыт уходящих сотрудников. Если опытный сотрудник уходит, его знания остаются в системе, что предотвращает потери информации и упрощает передачу задач другим сотрудникам.

---

Какие типы баз знаний можно создать?

В Битрикс24 поддерживаются три типа баз знаний:

1. Общие – для всех сотрудников компании (например, регламенты, правила внутреннего распорядка).
2. По подразделениям – для отделов (продажи, маркетинг, техподдержка). Например, в отделе продаж можно разместить шаблоны скриптов для общения с клиентами.
3. Для групп и проектов – для конкретных задач (например, инструкции по выполнению проекта, шаблоны отчетов).

Количество баз зависит от тарифа:

1. Бесплатный тариф – 1 база.
2. Базовый – 3 базы.
3. Стандартный – 5 баз.
4. Профессиональный и Энтерпрайз – неограниченное количество.

---

Как создать базу знаний?

Создание базы знаний начинается с выбора шаблона. В системе доступны два стандартных варианта (темная и светлая тема), а также возможность использовать шаблоны из Битрикс24.Маркет или создать страницу с нуля.

1. Перейдите в раздел Сотрудники > База знаний > Новая база знаний.



2. Выберите шаблон, укажите название и описание.
3. Настройте структуру: разделите информацию на страницы (например, «Регламенты», «Инструкции для новичков», «Контакты»).
4. Добавьте блоки с информацией: текст, изображения, видео, ссылки на файлы.

Для удобства работы можно настроить внешний вид базы: выбрать цветовую палитру, фон, шрифты. Все изменения вносятся через кнопку «Дизайн» в правом верхнем углу.

---

Структура базы знаний: как организовать информацию

Структура базы знаний формируется через меню. Например, для новых сотрудников можно создать разделы:

• Введение в компанию: история, ценности, структура.
• Правила работы: график, требования к отчетам.
• Руководства: инструкции по системам, шаблоны документов.
• Контакты: список сотрудников, кто отвечает за что.

Каждая страница может содержать блоки с разным содержимым: текст, кнопки, списки ссылок, видео. Например, в разделе «Контакты» можно разместить список сотрудников с фото и телефонами, чтобы новички быстро находили нужных людей.

---

Как настроить права доступа?

По умолчанию доступ к базе знаний открыт для всех сотрудников. Администратор может ограничить доступ, настроив роли:

• Перейдите в Сотрудники > База знаний.
• Нажмите на шестеренку рядом с базой и выберите «Права доступа».
• Добавьте роль, укажите, какие права она имеет (просмотр, редактирование, создание).
• Примените роль к сотрудникам, группам или отделам.

Это позволяет, например, ограничить доступ к техническим документам только сотрудникам IT-отдела.

---

Подключение базы знаний к разделам и проектам

База знаний может быть связана с конкретными разделами системы (CRM, задачи, сайты). Например, в разделе «Сделки» можно добавить инструкции по работе с клиентами:

1. Откройте раздел CRM > Сделки.
2. Нажмите на кнопку «Расширения».
3. Выберите нужную базу знаний или создайте новую.

Такой подход упрощает поиск информации: сотрудники сразу видят инструкции, относящиеся к текущему делу.

---

Практические примеры использования

Для новых сотрудников

• Создайте раздел «Новичкам», где разместите:
  • Список обязательных программ (например, CRM, email-клиент).
  • Инструкции по оформлению задач.
  • Контакты наставников.

Для удаленных сотрудников

• Включите в базу:
  • Регламенты по удаленной работе.
  • Шаблоны отчетов.
  • Видеоуроки по работе с инструментами.

Для проектов

• Для каждого проекта создайте отдельную базу, в которой:
  • Описаны этапы работы.
  • Размещены шаблоны отчетов.
  • Указаны ответственные за этапы.

---

Дополнительные функции

• Счетчик просмотров показывает, сколько уникальных сотрудников посмотрели страницу. Это помогает понять, какие разделы наиболее востребованы.
• Интеграция с другими разделами позволяет быстро перейти из CRM или задач в базу знаний.
• Возможность копирования страниц упрощает создание аналогичных разделов для разных подразделений.

---

Заключение

База знаний в Битрикс24 – это мощный инструмент для систематизации информации и упрощения работы. Ее создание не требует глубоких технических навыков: достаточно выбрать шаблон, настроить структуру и заполнить информацию. Это сэкономит время на обучение новых сотрудников, укрепит коммуникацию в команде и поможет сохранить знания внутри компании.

Для успешного внедрения рекомендуется:

1. Определить, какую информацию нужно собрать.
2. Сгруппировать данные по категориям.
3. Настроить доступ, чтобы информация была доступна нужным сотрудникам.
4. Регулярно обновлять контент.

Используя базу знаний, вы сделаете работу компании более эффективной и прозрачной.

Если вы хотите, чтобы не только база знаний, но и все остальные инструменты Битрикс24 были настроены идеально и начали работать на ваш бизнес сразу после внедрения, доверьте эту задачу профессионалам компании «Цифровой Элемент». Мы поможем комплексно настроить CRM, включая телефонию и другие бизнес-процессы, максимально адаптировав платформу под ваши уникальные задачи.

Статьи по теме:

• CRM-система: что это, функции и преимущества для бизнеса
• Бизнес-процессы и смарт-процессы в Битрикс24: отличия и применение для автоматизации
• Настройка прав доступа в Битрикс24: полное руководство по правам пользователей