Автоматизация бизнес-процессов социального бизнес-проекта «Добрые вещи»

О заказчике

Социальный бизнес-проект «Добрые вещи» был основан в феврале 2016 года. Проект начался с адресной помощи детям с ограниченными возможностями: государственные центры реабилитации предоставляли нам данные по детям, которые нуждались в специальных тренажёрах, креслах, корсетах и других средствах реабилитации. По мере развития проекта круг тех, кому оказывается помощь, расширяется.

Суть проекта. Активисты проекта «Добрые вещи» собирают старую одежду из следующих источников:

1. Из специализированных мобильных ящиков, установленных по городу, карта установки ящиков доступна на сайте проекта.
2. Напрямую у клиентов по указанному адресу. Клиент оставляет заявку через сайт или по телефону.

География проекта. Проект работает в Москве и Санкт-Петербурге.

Задача проекта - полная автоматизация бизнес-процесса и оптимизация загрузки курьеров по забору вещей.

Проблема

1. Отсутствие единой базы клиентов
2. Отсутствие учета загрузки и маршрута курьеров
3. Неоптимальные маршруты передвижения по городу
   

Реализация

Этап 1. Предпроектное обследование.

• Концепция системы.
• Технико-экономическое обоснование.
• План проекта, включая расчет трудоемкости и ресурсный план.
• Смета проекта.
• Предварительное штатное расписание.
• Архитектура системы.
• Презентации для заказчика.

Этап 2. Разработка технического задания.

• Общие сведения
• Назначение и цели создания (развития) системы
• Характеристика объектов автоматизации
• Требования к системе
• Роли пользователей системы
• Состав и содержание работ по автоматизации бизнес-процессов
• Прототипирование интерфейса
• Порядок контроля и приемки системы
• Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие
• Требования к документации

Автоматизация бизнес-процесса формирования маршрута для забора вещей

Этап 3. Разработка функционала.

• Создание лиды
• Создание сделки
• Выбор даты, времени и водителя
  
• Построение и оптимизация маршрута по карте
  
• Путевые листы
• Настройка уведомлений
  
• Отчетность
  

Этап 4. Обучение персонала, разработка документации и видео-инструкций.

Этап 5. Приемо-сдаточные испытании.

Приемо-сдаточные испытания проводятся с участием Заказчика и Исполнителя.

Все тонкости условий эксплуатации, безусловно, должны быть отражены в Техническом задании, но разработка Технического задания ведется совместно со специалистами Заказчика и предусмотреть все нюансы невозможно. Мы были готовы к этому и поэтому производили доработку программного обеспечения и документации по результатам приемо-сдаточных испытаний.

Этап 6. Опытная эксплуатация.

Обычно, для проведения опытной эксплуатации выбирается «пилотная» зона. Мы решили запустить систему параллельно с уже имеющимися бизнес-процессами ранее. Да, это было дублирование функционала, но такой подход позволил отшлифовать все «нюансы» в системе.

Этап 7. Запуск в промышленную эксплуатацию.

Результат

• Составление графика работы для сотрудника, по каждому дню, 2/2, 2/5 и любое число рабочих, нерабочих дней.
  
• Выбор районов, в которых работают сотрудники.
  
• Поиск ближайшего свободного времени в выбранном район.
• Выбор района по адресу, указания адреса на карте.
• Построение маршрутов с помощью технологии OSRM. Строится как в разрезе временных промежутков доставки, так и может предложить самый быстрый маршрут за день.
• Отправка с форм сайта заявок в ЛИДы в CRM.