Согласование документов в Битрикс24: как настроить маршруты, статусы и автоматизацию

Оглавление

Согласование договора, счета, коммерческого предложения или внутренней заявки часто начинается с простого сообщения: «Посмотрите документ и согласуйте». Дальше появляются письма, сообщения в мессенджерах, несколько версий файлов и вопросы: кто сейчас должен принять решение, почему документ задержался и какая версия является последней.

В Битрикс24 процесс можно организовать иначе: сотрудник создает документ или карточку на его согласование, а система автоматически определяет маршрут, назначает согласующих, фиксирует решения и комментарии, контролирует сроки и переводит документ на следующий этап.

В результате согласование превращается из переписки между сотрудниками в управляемый бизнес-процесс.

Какие документы можно согласовывать в Битрикс24

Механизм не привязан к конкретному виду документов. По одной общей логике можно автоматизировать:

• договоры и дополнительные соглашения;
• счета на оплату;
• коммерческие предложения;
• акты и закрывающие документы;
• заявки на закупку;
• заявки на оплату;
• служебные записки;
• командировки;
• отпускные и кадровые документы;
• технические задания;
• сметы;
• маркетинговые материалы;
• внутренние регламенты;
• любые другие документы, для которых существует установленный порядок утверждения.

При этом для разных видов документов можно настроить разные карточки, маршруты и правила согласования.

Например, счет на небольшую сумму может согласовываться только руководителем подразделения, а крупный договор — юридическим отделом, финансовой службой, ответственным руководителем и генеральным директором.

Как работает согласование документов

В простом варианте процесс выглядит следующим образом:

Создание документа → проверка → согласование → доработка при необходимости → повторное согласование → утверждение → подписание или завершение процесса

Сотрудник создает карточку документа и заполняет необходимые сведения:

• тип документа;
• контрагент;
• номер и дата;
• сумма;
• подразделение;
• проект;
• ответственный;
• файл документа;
• другие параметры, влияющие на маршрут.

После запуска процесса Битрикс24 автоматически передает документ нужным сотрудникам.

Согласующий получает задание и может:

• утвердить документ;
• отклонить его;
• оставить комментарий;
• вернуть документ на доработку.

После принятия решения процесс автоматически продолжается по настроенному маршруту.

Битрикс24 поддерживает последовательные процессы и процессы со статусами, а задания внутри процесса могут выполняться как последовательно, так и параллельно.

Где организовать согласование в Битрикс24

Технически такую задачу можно реализовать несколькими способами. Выбор зависит от сложности процесса.

Вариант 1. Согласование файлов на Диске Битрикс24

Для простых сценариев можно использовать бизнес-процессы непосредственно на Общем диске.

Например:

Сотрудник загружает счет → руководитель согласовывает → бухгалтер получает уведомление.

На Диске можно использовать стандартные шаблоны либо создавать собственные последовательные бизнес-процессы и процессы со статусами. Битрикс24 официально предусматривает такой сценарий именно для автоматизации обработки и согласования файлов.

Такой вариант подходит, если:

• основным объектом процесса является непосредственно файл;
• карточка документа практически не нужна;
• маршрут небольшой;
• отдельный полноценный реестр документов не требуется.

Для более серьезного документооборота возможностей простого согласования файла обычно становится недостаточно.

Вариант 2. Реестр документов на смарт-процессе

Для договоров, счетов, заявок и других регулярно обрабатываемых документов мы чаще рекомендуем создавать отдельный реестр документов на базе смарт-процесса Битрикс24.

В этом случае каждый документ становится отдельной карточкой.

Например, карточка договора может содержать:

• название;
• тип договора;
• номер;
• дату;
• контрагента;
• сумму;
• валюту;
• подразделение;
• инициатора;
• ответственного;
• текущего согласующего;
• срок согласования;
• файл договора;
• комментарии;
• итоговый статус.

Документы можно отображать списком или в виде канбана по стадиям:

Черновик → На согласовании → На доработке → Согласован → На подписании → Подписан

Смарт-процессы позволяют создавать собственные карточки, стадии, роботов и права доступа, а цифровые рабочие места дают возможность вынести такой процесс в отдельный раздел Битрикс24.

Это значительно удобнее, когда документов много и ими необходимо управлять как отдельной сущностью.

Маршруты согласования

Главное преимущество автоматизации заключается в том, что маршрут не обязательно должен быть одинаковым для всех документов.

Последовательное согласование

Каждый следующий сотрудник получает документ только после решения предыдущего.

Например:

Инициатор → руководитель отдела → финансовый директор → генеральный директор

Такой вариант используется, когда решения должны приниматься строго по порядку.

Параллельное согласование

Несколько сотрудников получают документ одновременно.

Например:

Юридический отдел + финансовый отдел + служба безопасности

После получения необходимых решений процесс продолжается дальше.

Бизнес-процессы Битрикс24 позволяют организовывать параллельные ветки выполнения.

Согласование всеми участниками

Документ считается согласованным только после положительного решения всех участников.

Если хотя бы один сотрудник отклоняет документ, процесс переходит по ветке отказа или возврата на доработку.

Согласование любым из участников

Иногда достаточно решения одного сотрудника из группы.

Например, счет может согласовать любой из двух финансовых контролеров.

Голосование

Для отдельных процессов решение может приниматься голосованием с заданным процентом голосов.

Все эти варианты поддерживаются стандартным действием утверждения в бизнес-процессах Битрикс24.

Условные маршруты согласования

В реальных проектах редко существует один универсальный маршрут.

Обычно маршрут зависит от данных документа.

Например:

Если сумма договора до 500 000 рублей:

Руководитель подразделения → юрист

Если сумма от 500 000 до 3 млн рублей:

Руководитель → юрист → финансовый директор

Если сумма более 3 млн рублей:

Руководитель → юрист → финансовый директор → генеральный директор

Аналогично условия можно строить по:

• типу документа;
• компании;
• подразделению;
• проекту;
• категории закупки;
• типу контрагента;
• бюджету;
• валюте;
• другим полям карточки.

Таким образом, сотруднику не требуется самостоятельно определять, кому отправлять документ. Это делает система.

Автоматическое определение согласующих

Еще одна задача — не заставлять инициатора каждый раз вручную выбирать участников процесса.

Битрикс24 позволяет определить их автоматически.

Например:

• непосредственный руководитель инициатора;
• руководитель подразделения;
• директор направления;
• сотрудник юридического отдела;
• финансовый контролер;
• владелец бюджета;
• ответственный за проект;
• конкретный сотрудник или группа сотрудников.

Логика может зависеть от организационной структуры и параметров самого документа.

Это особенно важно в крупных компаниях, где неправильный выбор согласующего может остановить процесс или привести к нарушению внутреннего регламента.

Что происходит при отклонении документа

Хороший процесс согласования должен предусматривать не только положительный сценарий.

Если сотрудник отклоняет документ, важно зафиксировать:

• кто его отклонил;
• когда это произошло;
• причину;
• необходимые изменения.

После этого карточка может автоматически перейти в статус «На доработке», а инициатор получает уведомление или задание.

Сотрудник вносит изменения, загружает новую версию и повторно запускает согласование.

Можно настроить разные варианты.

Например:

полный повторный маршрут

Документ снова проходит всех согласующих.

Или:

возврат на конкретный этап

Повторное согласование начинается только с сотрудника, который запросил изменения.

Какой вариант использовать — определяется внутренним регламентом компании.

Версии документов

Одна из распространенных проблем ручного согласования — файлы:

• Договор.docx
• Договор_новый.docx
• Договор_финал.docx
• Договор_финал2.docx
• Договор_финал_точно.docx

В Битрикс24 можно хранить рабочие документы централизованно и использовать историю версий файлов. Система позволяет видеть изменения и при необходимости обращаться к предыдущим версиям документа.

Для сложного процесса мы также рекомендуем фиксировать в карточке:

• текущую версию;
• дату изменения;
• автора изменений;
• комментарий к доработке.

Это позволяет избежать ситуации, когда один из участников согласовал уже устаревший файл.

Контроль сроков согласования

Автоматизация должна отвечать не только на вопрос «кто согласует», но и на вопрос «сколько это занимает».

Для каждого этапа можно определить нормативный срок.

Например:

• руководитель — 1 рабочий день;
• юридический отдел — 2 рабочих дня;
• финансовая служба — 1 рабочий день.

При приближении срока система может отправить напоминание.

Если срок нарушен:

• повторно уведомить согласующего;
• поставить задачу;
• уведомить руководителя;
• изменить приоритет;
• выполнить эскалацию.

Так появляется возможность контролировать не отдельные документы вручную, а весь процесс.

В интерфейсе бизнес-процессов Битрикс24 также фиксируются участники, статус, длительность выполнения и протокол действий.

Права доступа

Для документооборота особенно важна корректная настройка прав.

Например:

Инициатор

видит созданные им документы.

Согласующий

видит документы, в которых требуется его решение.

Юридический отдел

имеет доступ к договорам.

Бухгалтерия

работает со счетами и заявками на оплату.

Руководитель

может видеть документы подразделения.

Администратор процесса

получает доступ ко всему реестру.

Смарт-процессы и цифровые рабочие места позволяют создавать отдельные роли и настраивать права для сотрудников и подразделений.

При проектировании процесса права необходимо рассматривать одновременно с маршрутом согласования, а не настраивать их уже после запуска системы.

Связь документов с CRM

Если документ относится к клиенту, поставщику или продаже, карточку согласования можно связать с объектами CRM:

• компанией;
• контактом;
• сделкой;
• счетом;
• другим смарт-процессом.

Например, менеджер открывает сделку и сразу видит связанные с ней:

• договор;
• дополнительное соглашение;
• коммерческое предложение;
• счет.

При этом процесс согласования остается отдельным и не перегружает воронку продаж.

Автоматическая генерация документов

Не всегда сотрудник должен сначала подготовить Word-файл, а потом загрузить его в систему.

Для типовых документов можно организовать генерацию по шаблону.

Сотрудник заполняет карточку, после чего Битрикс24 формирует документ на основании введенных данных.

В шаблон могут автоматически подставляться:

• реквизиты компании;
• данные контрагента;
• номер;
• дата;
• сумма;
• ФИО ответственных;
• сведения из CRM;
• другие параметры.

После генерации документ сразу можно передать на согласование.

Это уменьшает объем ручной работы и вероятность ошибок при подготовке типовых документов.

Согласование и подписание — разные процессы

Важно разделять два понятия:

Согласование — внутреннее подтверждение того, что содержание документа устраивает участников процесса.

Подписание — юридически или организационно значимое подписание готового документа.

Сначала договор могут согласовать юристы, финансовая служба и руководитель, а уже после этого документ отправляется на подпись.

Для кадровых документов Битрикс24 КЭДО предусматривает отдельную роль согласующего перед этапом подписания. При необходимости бизнес-процесс также можно связать с операциями подписания документов.

Поэтому еще на этапе проектирования необходимо определить, где заканчивается внутреннее согласование и начинается процедура подписания.

Пример: согласование договора в Битрикс24

Рассмотрим один из возможных сценариев.

1. Создание

Менеджер создает карточку договора.

Указывает:

• контрагента;
• предмет договора;
• сумму;
• подразделение;
• ответственного;
• прикладывает проект договора.

2. Юридическая проверка

Юрист проверяет документ.

Он может:

• согласовать;
• вернуть на доработку с комментарием.

3. Финансовое согласование

После юридической проверки документ передается финансовой службе.

Для ускорения процесса юридическое и финансовое согласование при необходимости можно выполнять параллельно.

4. Согласование руководителем

После прохождения обязательных проверок документ получает руководитель подразделения.

5. Дополнительное согласование

Если сумма превышает установленный лимит, автоматически добавляется генеральный директор.

Если сумма меньше — этот этап пропускается.

6. Подписание

После получения всех необходимых решений карточка переводится в статус «Согласован» и передается на подписание.

7. Завершение

После подписания в карточке сохраняется финальная версия документа, а процесс переводится в завершенный статус.

В результате на любом этапе можно определить:

• где находится договор;
• кто должен выполнить следующее действие;
• кто уже его согласовал;
• какие замечания были получены;
• сколько времени занял каждый этап.

Как мы настраиваем согласование документов

Мы рассматриваем такую задачу не как создание нескольких роботов или одного шаблона бизнес-процесса, а как автоматизацию полноценного внутреннего регламента.

Работа обычно начинается с анализа существующего процесса.

Необходимо определить:

1. Какие виды документов согласуются.
2. Кто является инициатором.
3. Какие данные нужны для запуска.
4. Кто участвует в согласовании.
5. В каком порядке принимаются решения.
6. Какие этапы можно выполнять параллельно.
7. От каких условий зависит маршрут.
8. Что происходит при отказе.
9. Кто должен видеть документ на каждом этапе.
10. Какие сроки установлены для согласования.
11. Нужны ли напоминания и эскалации.
12. Что должно происходить после согласования.

После этого проектируется структура решения в Битрикс24.

В зависимости от задачи это может быть:

• бизнес-процесс на Диске;
• отдельный процесс в Битрикс24;
• смарт-процесс;
• цифровое рабочее место;
• процесс внутри CRM;
• комбинация нескольких инструментов.

Что еще можно автоматизировать

Вместе с основным маршрутом согласования можно настроить дополнительные функции:

• автоматическую нумерацию документов;
• создание документов по шаблонам;
• уведомления участникам;
• контроль сроков;
• эскалацию просроченных согласований;
• обязательный комментарий при отказе;
• возврат на доработку;
• повторное согласование;
• определение руководителя по структуре компании;
• маршруты в зависимости от суммы и других параметров;
• связи с компаниями и сделками CRM;
• создание задач;
• реестр документов;
• фильтры и представления для разных подразделений;
• журнал действий;
• интеграцию с внешними информационными системами.

Бизнес-процессы в Битрикс24 могут запускаться не только вручную, но и автоматически при создании или изменении элемента, что позволяет исключить необходимость помнить о запуске нужного сценария.

Типичные ошибки при настройке

Переносить плохой процесс в Битрикс24 без изменений

Если существующий регламент содержит лишние этапы и дублирование согласующих, автоматизация сама по себе проблему не исправит.

Сначала стоит оптимизировать маршрут.

Делать один маршрут для всех документов

Договор на 50 тысяч рублей и договор на 50 миллионов обычно не должны согласовываться одинаково.

Маршрут должен учитывать параметры документа.

Хранить только файл без карточки

Для единичных документов это допустимо. Для сотен договоров быстро потребуется нормальный реестр с полями, статусами и поиском.

Не предусматривать отказ и доработку

На практике документы регулярно возвращаются с замечаниями. Этот сценарий необходимо проектировать сразу.

Не настраивать права

Документооборот часто содержит финансовую, договорную или персональную информацию. Поэтому доступ должен соответствовать ролям сотрудников.

Не контролировать сроки

Если автоматизировать только передачу документа от одного сотрудника другому, но не контролировать задержки, главная проблема согласования останется.

Что получает компания после автоматизации

Правильно настроенное согласование документов позволяет создать единое пространство, в котором:

• документы находятся в одном реестре;
• маршрут определяется автоматически;
• каждый сотрудник видит свои задания;
• понятно, на каком этапе находится документ;
• решения и причины отказов фиксируются;
• изменения не теряются в переписке;
• контролируются сроки;
• сохраняется история процесса;
• руководитель получает прозрачную картину происходящего.

Вместо переписки в почте и мессенджерах компания получает воспроизводимый и контролируемый процесс.

Настройка согласования документов в Битрикс24

«Цифровой Элемент» занимается внедрением, доработкой и развитием Битрикс24, включая проектирование сложных бизнес-процессов и цифровых рабочих мест.

Мы можем настроить как простой маршрут согласования из нескольких этапов, так и полноценную систему внутреннего документооборота с реестрами документов, условными маршрутами, правами доступа, контролем сроков и интеграцией с другими информационными системами.

Если в компании уже существует регламент согласования, его можно перенести и автоматизировать в Битрикс24. Если процесс пока строится на письмах, Excel и сообщениях сотрудников — сначала спроектировать целевую схему, а затем реализовать ее в системе.