Как автоматизировать HR-процессы

Оглавление

Что дает предприятию автоматизация HR-процессов? Когда необходимо автоматизировать сферу управления персоналом, из чего складываются этапы автоматизации и как безошибочно выбрать подходящий HR-сервис? Об этом – прямо сейчас.



Зачем нужна автоматизация HR

В работе кадрового агентства много рутинных ежедневных обязанностей, например, таких, как выстраивание графиков смен, учет рабочего и нерабочего времени персонала (отгулы, отпуска, больничные, командировки), прием, увольнение, подбор новых сотрудников и т.д. Автоматизация HR помогает свести к минимуму трудозатраты кадровых специалистов, делает прозрачной для сотрудников компании систему начисления зарплат, премий, учета рабочего времени, выстраивает коммуникации и другие hr-процессы.

Согласно исследованиям рекрутинговой компании Hays за 2019 год, 80% из числа опрошенных российских и зарубежных компаний уже автоматизировали процессы по подбору персонала и довольны результатом. HR-сервисы на порядок повышают эффективность работы с человеческим ресурсом компании, оптимизируют любые HR-процессы и сводят к минимуму трудоемкую кадровую работу.

Какие проблемы решает HR автоматизация?

• Учет кадров и административные вопросы решаются быстро. За счет того, что данные о сотрудниках формируются автоматически, все HR-процессы (контроль за рабочим временем, оформление зарплаты, справок, больничных, отпускных и др.) проходят оперативно, с минимальными рисками ошибок.
• Повышение качества внутренних коммуникаций. Актуально для сложноструктурных предприятий. Благодаря автоматизации HR сотрудники могут оперативно решать производственные дела, обмениваться сообщениями в режиме онлайн, оставаясь на рабочем месте.
• Аналитика и контроль производительности труда. HR-система отслеживает профессиональный рост специалистов, кадровый отток/приток, в каких условиях работают.
• Учеба и аттестация в формате онлайн. Программа автоматом оповещает о задачах, которые должен решить сотрудник. Система оказывает поддержку: помогает находить ответы, выставляет оценки. Все материалы хранятся в едином файле.
• Упрощение процесса поиска новых сотрудников. Предварительное общение с претендентами на вакансии (рассылка извещений, ранжировка резюме, проведение тестов) проходит в автоматическом режиме.
• Эффективная адаптация новых сотрудников. Доступ к общей информационной базе обеспечивает быстрое включение новичков в работу компании.

Автоматизация HR-процессов сводит к минимуму рутинную кадровую работу.

Когда необходима автоматизация HR-процессов:

• численность штата – более 100 человек;
• у компании есть филиалы внутри города и по стране или она намерена масштабировать бизнес;
• руководство предприятия хочет контролировать текучесть кадров и оценивать эффективность специалистов в цифрах;
• рутинная работа отнимает у HR-специалистов более 50% трудового времени;
• предприятие хочет быть в тренде и применять современные технологии во всех сферах.

Но не все компании нуждаются в автоматизации HR-процессов. Так, если штатное число работников не превышает 100 человек, нет филиалов, не отстроены механизмы руководства персоналом (не назначаются дедлайны, нет четкого вектора ответственности), то проще решать кадровые вопросы на словах – в офлайн формате.

Плюсы и минусы

Главные плюсы автоматизации HR-процессов – это оптимизация работы отдела кадров и эффективный рекрутмент.

Что получает компания в процессе автоматизации рекрутинга:

• подбор сотрудников идет с меньшими трудозатратами;
• сокращается время поиска кандидатов;
• вся информация о соискателях систематизируется;
• тщательная проработка поступающих анкет;
• экономия бюджета на услугах компаний-рекрутеров.

Минус – некоторые компании доверяют ботам не только предварительный отбор, но и итоговое собеседование с кандидатами. Что в принципе неверно – финальные встречи надо проводить вживую. Работодатель должен убедиться в компетенции претендента, а будущий работник ознакомиться с реальными условиями труда.

Автоматизированный онлайн-рекрутмент не отменяет живых собеседований с кандидатами.

Области применения

Наибольший эффект от применения автоматизации HR отмечен в кадровом учете – более 75% компаний получили хорошие результаты именно в этой области. Больше 50% компаний улучшили внутренние коммуникации, также отмечен рост в области учета рабочего времени, компенсаций и льгот, обучения и адаптации персонала (см. таблицу ниже).

Примечательно, что против автоматизации HR выступили 1% респондентов, отдать рекрутмент на аутсорсинг готовы также 1% опрошенных, сообщает calltouch.ru.

Этапы автоматизации

Автоматизация HR-процессов идет поэтапно:

• Вначале процессы рекрутинга анализируются, проводится аудит: ставятся задачи, выявляются проблемы и потенциальные риски.
• Разрабатывается техзадание.
• Выбирается соответствующий софт.
• Программное обеспечение устанавливается на ПК, запускается система по подбору кадров.
• Настраиваются и корректируются все параметры.
• Сотрудников компании учат работать в новой программе.

После того как все ступени пройдены, HR-сотрудники начинают упорядочивать поступающие резюме, удаляют кандидатов, не отвечающих условиям, и далее проводят личные беседы с утвержденными кандидатурами.

Разработчики HR-систем постоянно модернизируют приложения, поэтому в процессе эксплуатации придется регулярно обновлять HR-инструменты. Производители программ оказывают техническую поддержку и предлагают абонентское обслуживание.

Как выбрать подходящий софт

Отечественный IT-рынок предлагает два вида программного обеспечения для HR: софты для установки на десктопы и приложения для мобильных устройств. Каждая категория делится на профессиональное ПО, которое адресовано агентствам рекрутинга и широкопрофильное – для остальных пользователей.

Перед тем, как выбрать тот или иной софт, обратите внимание на ряд важных аспектов, к примеру, какие рутинные задачи решает программа, насколько сложно технически внедрить автоматизацию и т.д. Также важна стоимость выбранного софта.

Качественный HR-сервис предлагает следующий базовый функционал:

• Программа проводит стандартные операции по подбору и поиску персонала (импортирование всех поступающих анкет в общий файл, распределение кандидатов по требуемым характеристикам, моментальный поиск и т.д.).
• Выстраивает воронки рекрутинга, делает расчет конверсии, предоставляет аналитику.
• Имеет большой ресурс для хранения всех собранных файлов.
• Свои действия сотрудники координируют через единый центр.
• Программа подстраивается под текущие рабочие процессы.
• Софт интегрируется с тематическими приложениями, например, с платформами онлайн-рекрутинга (Superjob, HH.ru и другими).

Набор базовых опций у различных HR-приложений – схожий, отличия в деталях и цене.

Базовый функционал у HR-систем – схожий, отличия – в деталях и цене.

Обзор HR-систем

Рассмотрим несколько популярных систем автоматизации HR-процессов.

BambooHR

Американский HR-сервис имеет русскоязычную версию сайта. Более 10 лет оказывает услуги компаниям по всему миру. Программным обеспечением BambooHR пользуются > 27 тысяч клиентов, 89% из них – это представители малого и среднего бизнеса.

Особенности BambooHR:

• Помимо сайта есть мобильное приложение – управлять персоналом можно в любое время из любой точки.
• Сведения о сотрудниках хранятся в единой защищенной базе данных.
• Мощные инструменты отчетности и редактирования помогают получать информацию быстро и просто.
• Система находит талантливых сотрудников на рынке труда оперативнее конкурентов за счет современных инструментов отслеживания и коммуникаций.
• Предоставляется подробная аналитика кадровой деятельности: от платежной и личной информации о сотрудниках до любых пользовательских данных.
• Детальные отчеты создаются в несколько кликов.
• Есть раздел FAQ (справочник часто задаваемых вопросов) для обучения новичков и другой функционал.

Предоставляется бесплатный тестовый период на 7 дней.

Hurma

Hurma содержит все необходимые опции для HR.

• HR-дашборд. Информация о всех сотрудниках на одном экране. Чтобы кадровик мог видеть, кто из работников компании сейчас в отпуске, с кем из кандидатов назначена встреча, кто проходит испытательный срок и т.д. – не нужно поднимать кипу бумаг или писать в чаты. Достаточно открыть дашборд, где отражена вся информация о текущем статусе сотрудника.
• Автоматизация учета отсутствия на работе (Absence Management). Инструмент проводит автоматический расчет и оформление отпусков, отгулов, больничных, командировок, учебных дней и т.д. Каждый работник может сделать запрос по своим дням отсутствия и немедленно получить ответ.
• Создание сценариев HR-операций, которыми можно управлять в режиме полуавтомата. Например, при приеме сотрудника на работу или увольнении кадровику не нужно прописывать порядок действий. Весь алгоритм прописан в готовых шаблонах.
• Мониторинг настроения. Система отслеживает настроение работников благодаря смайлам при входе в систему. Информация отражается в графике, по которому можно отследить общую тенденцию.
• Собственные профили сотрудников с персональными данными, карьерным продвижением, результатами Performance Review (итоги работы за каждые полгода) и т.д.
• Учет нормированной и сверхурочной работы (Time Tracking), начисление заработной платы, премий (Payroll).
• Корпоративный календарь: даты дней рождений коллег, коллективные празднования, встречи, собрания и т.д.
• Аналитика HR. Программа автоматически собирает в наглядные графики информацию по текучести кадров, гендерные и возрастные параметры, показатели рекрутмента и т.д.
• Объединение с job-ресурсами (HH.ru, Rabota.ru, SuperJob.ru и др.).
• Чат-бот в мессенджерах и другие функции.

Zoho People и Zoho Recruit

Оба продукта от одного разработчика. Zoho People – программа для учета сотрудников и формирования стандартных отчетов HR-специалиста. Среди преимуществ – система самообслуживания позволяет каждому работнику самостоятельно обрабатывать данные, есть учет зарплат, Time Tracking, HR-календарь и др.

Zoho Recruit – универсальный продукт для профессиональных рекрутинговых агентств.

Основные возможности системы:

• создание и публикация объявлений о вакансиях;
• размещение на сайтах-агрегаторах;
• рассылка по email и SMS;
• график встреч с претендентами;
• наличие синтаксического анализатора текста, который извлекает из поступающих анкет необходимую информацию (трудовой опыт, возраст, пол, образование и т.п.) и вносит информацию в банк данных. При поиске рекрутер будет опираться на ключевые слова, по которым ему будет выдаваться список соискателей с требуемыми параметрами;
• система импортирует данные о клиентах из CRM Zoho и др.

Sage HR

Клиенты Sage HR находятся в Великобритании, США, Канаде и более 40 странах мира. Система мультиязычная, есть версия на русском языке.

Основной функционал сервиса:

• Автоматическое обновление табелей с информацией о переработках и быстрый доступ к данным.
• Оперативное, в несколько кликов, введение новых сотрудников в должность.
• Планирование смен в едином файле, работники компании могут сами вносить уведомления о своей занятости.
• Мгновенные HR-отчеты.
• Управление нерабочим временем и утверждение заявок на отгулы, отпуска, командировки, больничные через мобильное приложение, отчеты автоматически отправляются в бухгалтерию.
• Интеграция с приложениями и другие опции.

Бесплатный тестовый период – 30 дней. Ежемесячная плата за каждого активного сотрудника – 4,5 доллара.

PeopleForce

Сервис PeopleForce ориентирован на предприятия IT-сферы, с учетом работы на аутсорсе.

Программа предлагает несколько модулей:

• PeopleHR – это единый ресурс управления персоналом. Включает информационную систему HRIS с базой знаний, размещенной в общем облачном хранилище. Работники фирмы могут входить в систему из любой точки мира, получать аналитику и отчетность, коммуницировать, делать заявки, здесь же проводится онбординг (наем) персонала, открыт корпоративный календарь и т.д.
• PeopleRecruit – автоматизированный поиск претендентов на вакансии, система проводит скрининг-тесты как общие для всех соискателей, так и индивидуальные под конкретную вакансию, исходя из полученных результатов и резюме составляются рейтинги кандидатов. Модуль интегрирован с job-порталами и др.
• PeoplePerform – модуль для отслеживания эффективности работы сотрудников: контроль над KPI, единая система OKR (определение целей и отслеживание результатов) для всей компании, Performance Review -оценка работы сотрудника по циклам (90% (самооценка), 180% (оценка руководства) и 360% (оценка коллег и подчиненных), аналитика и управление встречами 1:1 (сотрудника с руководством).
• PeoplePulse – систематические опросы-мониторинги состояния сотрудников, понимания их вовлеченности в процессы компании, удовлетворенности происходящим.
• PeopleDesk – для выстраивания оперативной коммуникации и решения текущих технических, организационных и других профессиональных вопросов.
• PeopleTime – модуль для контроля за временными ресурсами, затраченными на тот или иной проект, отслеживания занятости сотрудников и получения отчетов по данным параметрам.

Цена зависит от количества и категории модуля. Пакетное предложение обойдется дешевле. Ежемесячный платеж – от 75 $.

KinHR

Система KinHR использует ПО People By Wagepoint. Какие возможности предоставляет данный софт:

• Упорядочение и централизация данных о сотрудниках – полный каталог персонала с сортировкой по локации, командам и должностям, HR-календарь (выходные, праздники, дни рождения сотрудников, корпоративные мероприятия и т.д.), отслеживание дней отсутствия работников (отгулы, отпуска и т.д.)
• Быстрая цифровизация и распространение документов с доступностью 24/7, сбор электронных подписей, классификация файлов по назначению (документы для налоговой, трудовые договоры, приказы руководства и т.п.).
• Продуманная адаптация сотрудников на локальных и удаленных рабочих местах.
• Повышение вовлеченности сотрудников в бизнес-процессы (проведение опросов, сбор отзывов, отслеживание профессионального роста специалистов, обсуждение с руководством мотиваций и целей и т.д.).
• Отслеживание нерабочего времени (отгулы, отпуска), легкий доступ сотрудников к заявкам на отдых, отчетам и балансам. HR-календарь (с описание выходных, списком отсутствующих, указанием причин), интеграция календаря с Google-календарь и Slack (корпоративный мессенджер).

Цены на услуги KinHR зависят от тарифа, начинаются от 3 $ в месяц за пользователя. Для предприятий со штатом более 150 сотрудников – стоимость уточняется отдельно.

Онлайн-сервисы для рекрутинга

Программные продукты для рекрутинга можно устанавливать как на десктопные, так и мобильные устройства. Сервисы, разработанные для ПК, обычно дороже по тарифам, их можно устанавливать не только на компьютеры, но и мобильные устройства. Мобильные онлайн-сервисы дешевле, можно одновременно использовать несколько программ, но они недостаточно эффективны для компаний с большим количеством персонала.

E-Staff

Программа E-Staff обеспечивает комплексный подход для автоподбора кадров. Система полного цикла автоматизирует большинство рутинных операций рекрутмента. Предназначена для кадровых служб предприятий и HR-агентств. Устанавливать систему можно в облаке E-Staff (входит техническая поддержка, использование интернет-модуля и мобильного приложения) и на сервере клиента (предоставляется бессрочная лицензия на ПО, техподдержка в течение года). Тарифы зависят от местоположения сервиса: в облаке – от 15 т.р. за одного рекрутера в год, в сервере клиента – от 16 тысяч рублей за одно рабочее место.

Особенности E-Staff:

• Работа на любом устройстве.
• Открытая система интегрирована с большим числом стороннего ПО.
• Доступный функционал системы закрывает 100% задач рекрутмента.
• Мощности программы позволяют работать с большими объемами данных (миллионы резюме и любые коммуникации).
• Шаблоны и конструктор отчетов выдают максимум аналитики.

Experium

HR-система Experium предлагает три типа модулей рекрутмента: подбор персонала, подбор выпускников, автоматизированный массовый подбор.

Подбор персонала идет по пяти направлениям:

1. Точечный рекрутмент руководителей верхнего и среднего звена.
2. Типовой подбор работников на средние и низкие позиции.
3. Массовый подбор на однотипные линейные позиции.
4. Предварительный отбор претендентов на будущие рабочие места.
5. Слепые резюме (со скрытой идентификацией претендента) для агентств по подбору кадров. В таких резюме убираются все данные о кандидате, которые могут повлиять на выбор работодателя: пол, возраст, конкретные места работы, можно видеть только стаж, навыки и мотивацию.

Основные возможности Experium:

• Парсинг (извлечение) резюме из любых источников (текстовые документы различного формата, профили в соцсетях, анкеты на job-сайтах, из электронной почты и таблиц). Все резюме автоматически разбираются и создаются карточки соискателей, заполненные по 38 пунктам.
• Интерактивная поисковая система, которая осуществляет сложно-комбинированный поиск по 200 параметрам (люди, вакансии, события, документы, компании, объявления).
• Конструктор отчетов применяет для аналитики более 400 параметров.
• Встроенные переговорные комнаты и календарь.
• Работа над вакансиями проходит по полному циклу.
• Роботизированный поиск по сайтам, обзвон и отсев кандидатов.
• Наличие мобильного приложения.
• Автоматическая обработка откликов и многое другое.

Онлайн-приложения рекрутмента

Сегодня IT-рынок предлагает множество онлайн-приложений для автоматизации HR по рекрутменту: Proaction, GoRecruit, Keppteam, Potok, Skillaz, HuntFlow и другие. Основной функционал, который предлагают онлайн-сервисы, схож. Чтобы подробно узнать о работе той или иной системы, зайдите на ресурс. У каждого продукта есть демоверсия.

Для получения максимального эффекта от автоматизации HR-процессов понадобится не меньше года.

Вывод

Если говорить о краткосрочном эффекте от автоматизации HR-процессов, то он будет виден сразу:

• Скорость обработки заявок отделом кадров возрастет, так как HR-специалистам не нужно тратить время на заполнение многочисленных документов и указов – все оформляется системой в автоматическом режиме.
• Рекрутеры будут оперативнее закрывать вакансии.
• Новые сотрудники быстрее войдут в рабочий процесс.
• Не нужно тратить бюджет на привлечение сторонних HR-агентств.
• Между отделами более продуктивно выстроятся коммуникации.
• У руководителя появится доступ к аналитике по персоналу, что позволит более эффективно выстраивать работу каждого сотрудника и всей компании в целом.

Надо понимать, что для полного освоения IT-продукта понадобится время. Получить максимальный эффект от автоматизации HR можно через год-два. Чтобы ускорить процесс внедрения – предварительно изучите существующие предложения, выберите подходящий вариант, протестируйте и только потом принимайте решение об установке HR-системы.

Если вам сложно самостоятельно определиться, обратитесь за консультацией к профессионалам. В агентстве «Цифровой Элемент» помогут выбрать наиболее эффективный для вашей компании HR-сервис.

Автоматизация HR-процессов

Заказать услугу