В некоторых случаях возникает необходимость выгрузить информацию из Битрикс24 в другую систему или сохранить данные в резервной копии. Иногда требуется передача данных для анализа в сторонних программах. Можно ли это сделать средствами самого Битрикса или придётся пользоваться приложениями?
Если вы используете коммерческие тарифы Битрикс24, то можете воспользоваться встроенным экспортом.
Экспорт из Битрикс24
С его помощью можно переносить лиды, сделки, компании, контакты, предложения и счета. При этом, в лидах и счетах можно экспортировать некоторые элементы, на определённых стадиях, а в сделках отдельно каждое направление.
Экспорт доступен только сотрудникам, обладающим правами на экспорт.
При экспорте можно выбрать формат файла – csv или xls. Если вам нужно построить графики и диаграммы или проанализировать в таблице MS Excel, то подойдёт формат xls.
В формате csv значения разделены запятыми и такой файл можно открыть в любом текстовом редакторе.
Импортировать в Битрикс24 можно только файлы в формате csv, поэтому, если вы хотите создать резервную копию вашего портала перед интеграцией или внедрением нового функционала, то пользоваться надо именно этим форматом.
Обычный экспорт списка
Для начала вам необходимо открыть список нужный элементов в CRM (экспорт работает только из списка, в канбане работать не будет).
С помощью фильтров вы можете выбрать нужные элементы списка, которые попадут в файл экспорта. Фильтровать можно по периоду, статусу, исполнителю и т.д.
Можно настроить поля, которые попадут в файл, нажав на шестерёнку в левом углу таблицы, в выпавшем списке отметьте галочкой нужные поля.
Там же, в настройках можно выбрать формат экспорта, где доступны следующие опции:
- экспорт всех полей сделок или полей компаний и контактов, таким образом вы можете загрузить файл со всеми возможными полями;
- экспорт с детализацией по товарным позициям.
После нажатия кнопки Выполнить, надо подождать окончания экспорта. Если вы выбрали сделку с детализацией, то сделка, в которой присутствует более одного товара, будет показана в несколько строк (столько, сколько товаров соответствует сделке).
Если отключить детализацию, то в количество строк в файле будет совпадать с количеством выбранных сделок для экспорта.
Особенности экспорта контактов
Экспорт контактов имеет определённую особенность, которая заключается в дополнительной опции «Участвует в экспорте контактов», которая настраивается в карточке конкретного контакта или через групповые действия.
Если в карточке контакта не выбрана такая опция, то контакт не попадёт в файл экспорта.
Вывод
Битрикс24 решает многие проблемы компании, автоматизируя бизнес-процессы. Экспорт сделок, лидов и контактов не является исключением. Но если у вас возникли сложности с каким либо функционалом Битрикс24, вы всегда можете обратиться к специалистам компании «Цифровой Элемент». Мы готовы подсказать, как выполняется та или иная работа, настроить портал удобным для вашей компании способом, либо произвести доработки, внедрив дополнительный функционал.
