Приём заказа, постановка задачи на исполнителей, заключение сделок, планирование встреч, завершение работы над заказом. С этими и другими операциями постоянно сталкиваются сотрудники компаний из разных сфер бизнеса. Порой только организация этих мероприятий и заполнение документов и отчётов занимает у сотрудника большую часть рабочего времени.
Все эти процессы можно автоматизировать с помощью специальных инструментов. В результате:
- менеджеры меньше тратят времени на рутинные задачи;
- процесс продаж упрощается и происходит намного быстрее;
- эффективность взаимодействия с клиентами значительно повышается;
- практически исключается возможность потери данных.
Как можно автоматизировать бизнес-процессы?
Бизнес-процесс можно автоматизировать с помощью Триггеров и Роботов, которые уже встроены в корпоративный портал. Именно они помогают автоматизировать работу сотрудников.
Робот – это спланированное действие, выполняющееся после того, как элемент переходит в нужный статус.
Триггер – это перевод задачи в новый статус в ответ на определённое действие пользователя.
Триггер реагирует на внешние действия, а робот – начинает выполнять шаги внутри.
С помощью роботов можно упрощать любые действия в Битрикс24:
- отправлять письма клиентам и сотрудникам;
- осуществлять контроль сделок;
- создавать контакты;
- прикреплять документы к задаче и многое другое.
Роботы – более простой алгоритм по сравнению с бизнес-процессами. Для настройки и визуализации бизнес-процессов необходимы услуги программистов. А с настройкой роботов справится даже тот, кто только начинает работу в корпоративном портале.
Важно! Уточните позволяет ли ваш тариф на Битрикс24 работать с триггерами и роботами.
Настройка роботов
Зайдите в CRM и откройте раздел Лидов/Сделок и найдите вкладку Роботы. Вы увидите страницу настройки автоматизации.
Попасть на эту страницу можно по адресу CRM → Ещё → Настройки → Роботы и бизнес-процессы → Лиды.
Важно! Чтобы сотрудник мог настраивать роботов, нужно предоставить ему права на изменение настроек.
В системе есть набор роботов, настроенных по умолчанию. По желанию в них можно изменить параметры. Для этого надо нажать на шестерёнку рядом с параметрами.
Затем нужно нажать кнопку «Настроить роботов» и дальше можно менять установленные правила, перетаскивать их или создавать нового робота.
Если необходимо, настройте время, через которое сработает робот. Настройки позволяют учитывать рабочие и выходные дни, часовой пояс сотрудника. Если поставить галочку «После предыдущего робота», то система продолжит работать после того, как предыдущий робот закончит свои действия.
Затем нужно выбрать опции для кого будет срабатывать робот и действие.
Настройка триггеров
Настроить триггеры можно как в карточке сделки или лида, так и на странице CRM - Настройки - Роботы и бизнес-процессы.
Нажмите на кнопку Настроить робот и выберет статус, в который нужно будет перевести документ.
Можно добавить дополнительные условия для триггера и ввести его название. По умолчанию, настройки предусматривают передвижение лида или сделки только на последующую стадию. Однако вы можете поставить галочку рядом со значением «Перевод на следующий этап».
С помощью триггеров вы можете отследить:
- входящие и исходящие письма;
- входящие, исходящие и пропущенные звонки;
- заполнение CRM формы;
- сообщения клиентов в чат;
- генерация и просмотры документов и многое другое.
Вывод
Не следует тратить время на процессы, которые можно автоматизировать. Роботы и триггеры вы можете настроить самостоятельно, без привлечения программистов, это займёт у вас не так много времени, при этом выгода очевидна – менеджеры успевают сделать намного больше и работают эффективнее.
Специалисты компании «Цифровой Элемент» могут помочь вам произвести полную настройку системы Битрикс24, включая настройку Роботов и Триггеров. Вы получите готовую систему, которая сразу начнёт работать правильно.
