Создание системы управления рисками для Реестр-РН

...
right-dots

О заказчике

Общество с ограниченной ответственностью «Реестр-РН» - профессиональный участник рынка ценных бумаг, осуществляющий деятельность по ведению реестров владельцев именных ценных бумаг.

100%-ным владельцем ООО «Реестр-РН» является дочерняя компания ПАО «НК «Роснефть», основным бенефициаром которой является Российская Федерация в лице Федерального агентства по управлению государственным имуществом.

Реестр-рн ...

Проблемы

Риск - это непосредственно предполагаемое событие, способное принести кому-либо ущерб или убыток.

Реестр-РН - крупная компания с большим количеством филиалов, в которой не было единой автоматизированной и централизованной системы управления рисками. В организации было понимание того, что наличие такой системы приведет к значительному сокращению времени реакции на сообщение о риске, а это в свою очередь, не только минимизирует возможные финансовые потери от события, но и предотвратит их.


Задачи

Нам необходимо было создать удобный и понятный бизнес‑процесс управления рисками, в котором:

  1. Создать возможность заведения рисков в систему

    Любой сотрудник может завести риск и описать его проблематику с возможными финансовыми потерями;

  2. Определить жизненный цикл обработки риска

    Создать жизненный цикл обработки риска, где с помощью статусов можно отслеживать скорость устранения рисков как по компании в целом, так и по филиалам;

  3. Создать роль контролирующего сотрудника

    Создать роль линейного контролирующего сотрудника в зависимости от постановщика риска, который изучает риск и направляет его на дальнейшее решение по критерию от срочности и важности риска, а также от предполагаемых понесенных финансовых убытков, которые рассчитываются по формуле, предоставленной клиентом;

  4. Создать мероприятия для устранения рисков

    Сделать возможность, чтобы к каждому риску можно создавать задачи и подзадачи на решение и проведения необходимых мер, а также создавать комментарии для получения полной информации о ходе принятых решений и мероприятий.

Реализация

  1. Предпроектное исследование, составление технического задания

    1. Анализ системы

      Анализ системы управления рисками (СУР), которая существовала у клиента до внедрения Битрикс24

    2. Брифование сотрудников

      Брифование сотрудников – проведение анкетирования и опроса руководителей подразделений, ответственных лиц за СУР, а также рядовых сотрудников, которые будут взаимодействовать с СУР на предмет описания всех процессов и их этапов, особенностей и обязательных элементов бизнес-процесса.

    3. Описание системы управления

      Текстовое и графическое описание системы управления рисками – по итогу первых двух подэтапов было подготовлено Техническое задание и схема бизнес-процесса СУР.

  2. Подключение и настройка системы

    1. BitrixVM

      Развертывание и конфигурирование виртуальной машины BitrixVM – поскольку у клиента есть внутренний регламент по ntlm авторизации в свою сеть, необходимо было развернуть BitrixVM.

    2. CRM Битрикс24

      Развертывание и конфигурирование коробочной редакции CRM Битрикс24 – у клиента уже была ранее приобретена Коробка Битрикс24 - Корпоративный портал, который нам нужно было развернуть.

    3. Портал для пользователей

      Добавление пользователей на портал – для того, чтобы все пользователи могли пользоваться создаваемым бизнес-процессом, необходимо было добавить сотрудников Реестр-РН на портал Битрик24.

    4. Структура компании

      Разработка структуры компании – для клиента мы создали структуру их компании, включая все филиалы и подразделения.

    5. Матрица доступа

      Разграничение прав доступа на основании матрицы доступа – поскольку в разрабатываемом бизнес-процессе есть определенные ограничения и роли по целям и задачам (например, только руководители отдела СУР могут принимать и отклонять риск, который превысил сумму допустимого значения риска), необходимо присвоить разные роли сотрудникам ООО «Реестр-РН».

  3. Организация бизнес-процессов управления рисками

    1. «Редактор бизнес-процессов»

      Разработка бизнес-процессов управления рисками на основании технического задания с помощью модуля «Редактор бизнес-процессов» - суть системы управления рисков заключается в том, что любой сотрудник может создать уже наступивший риск, на который необходимо реагировать в кротчайшие сроки, или потенциально возможный - для его устранения. И при этом не нужно искать ответственного сотрудника, кому нужно направить риск и переживать за то, взяли ли его в работу или нет. Это все есть с созданном нами бизнес-процессе СУР. Созданный риск направляется руководителю отдела СУР, который назначает нужного ответственного за конкретный риск, назначает и контролирует ход мероприятий по риску, а также оценивает его издержки. Система учета рисков позволяет сокращать время реагирования на любые имеющиеся и возможные проблемные ситуации, а так же иметь постоянный контроль нерешенных вопросов.

    2. Тестирование системы

      Брифование сотрудников – проведение анкетирования и опроса руководителей подразделений, ответственных лиц за СУР, а также рядовых сотрудников, которые будут взаимодействовать с СУР на предмет описания всех процессов и их этапов, особенностей и обязательных элементов бизнес-процесса.

  4. Обучение сотрудников, подготовка сопроводительных документов системы

    1. Вебинары для сотрудников

      Обучение сотрудников по работе с реализованным бизнес-процессом в формате вебинаров – по итогу всех работ нами было записано суммарно 30 обучающих видео по ролям пользователей и передано Заказчику.

    2. Передача сопроводительной документации

      Разработка и передача сопроводительной документации – подготовили все закрывающие документы по каждому этапу в соответствии с требования договора.

Результат

В течение первого квартала работы компании Реестр-РН завела более 500 рисков, 38 % которых были решены за 1 рабочий день, что позволило повысить производительность своих сотрудников на 15%.

У вас похожая проблема? Пишите и мы ее решим!